En entreprise, la circulation fluide des documents est aussi cruciale que la communication entre collaborateurs ou la gestion des connaissances. Mettre en place un workflow documentaire permet ainsi de structurer la diffusion des documents en suivant un parcours logique prédéfini.
Ce processus d’automatisation est un outil précieux pour les structures de toute taille, bien qu’il s’impose comme une stratégie d’optimisation incontournable dans les moyennes et grandes entreprises. La création de workflows, ou “flux de travail”, est de plus en plus courante dans le monde du travail afin de simplifier les tâches des employés. Scripters vous éclaire sur la mise en place d’un workflow documentaire en entreprise et sur les avantages de cette méthode.
Qu’est-ce qu’un workflow documentaire en entreprise ?
Un workflow documentaire en entreprise est un système de gestion des documents qui consiste à automatiser les processus liés à leur création, leur circulation, leur numérisation, leur archivage ou leur suppression. Cette optimisation du flux de travail régit l’ensemble du cycle de vie d’un document et permet d’augmenter la productivité.
En formalisant de manière claire et chronologique les tâches récurrentes des collaborateurs, le workflow précise comment les documents peuvent circuler de manière fluide et organisée entre les utilisateurs. Adaptable selon l’entreprise et flexible dans le temps, un workflow documentaire peut se présenter sous deux formes :
- Workflow séquentiel (ou linéaire), où les tâches sont exécutées une par une dans un ordre précis ;
- Workflow parallèle (ou simultané), dans lequel plusieurs tâches sont exécutées en même temps.
Le workflow documentaire est intimement lié à la Gestion Électronique des Documents (GED) : suite à sa création sur un logiciel de traitement de texte, un document doit passer par des étapes de relecture, de correction, de validation et de publication. Il est enfin classé ou archivé sur une base de données centralisée.
Tel est le rôle du logiciel GED de l’entreprise : il prend en charge le traitement des documents numériques et les met à disposition de l’ensemble des collaborateurs. Ce processus automatisé est donc essentiel pour les entreprises afin de faciliter la circulation et la classification des documents.
Les avantages du workflow documentaire en entreprise
La mise en place d’un workflow documentaire en entreprise offre un gain de temps précieux ainsi qu’une réduction du risque d’erreurs. Son principe d’automatisation des processus facilite la collaboration et augmente la productivité du travail. Quant à la centralisation des données, elle permet le stockage sécurisé des documents et garantit leur traçabilité.
Un workflow documentaire est gage de qualité, de sécurité, d’accessibilité et de transparence pour une entreprise. Entièrement personnalisable, son fonctionnement s’adapte en fonction des besoins de la structure : grâce à la GED, le workflow permet de préserver les informations, les bonnes pratiques et les décisions historiques de l’entreprise.
Organiser un workflow documentaire automatisé en 4 étapes
1. État des lieux et analyse des besoins
À l’instar de toute gestion de projet, la première étape consiste à analyser les besoins et définir les objectifs de la gestion documentaire à mettre en place. Pour ce faire, une compréhension approfondie du fonctionnement de l’entreprise est nécessaire. Plusieurs questions se posent alors :
- Quels acteurs prennent part au traitement des documents ?
- Quelles sont les habitudes des collaborateurs ?
- Quels types de documents circulent (factures, dossiers médicaux, mentions légales, etc.) et quel est leur cycle de vie au sein de l’entreprise ?
- Existe-t-il des cas extrêmes ou exceptionnels entravant l’automatisation du workflow documentaire ?
- Quelle conformité documentaire doit être respectée (normes générales ou spécifiques) ?
- Quels sont les axes d’amélioration du processus actuel ?
2. Conception du workflow documentaire grâce à l’outil adapté
Cette étape cruciale consiste à modéliser l’ensemble des actions à effectuer, à identifier toutes les parties prenantes, ainsi qu’à définir le circuit de validation des documents. Qu’il soit de type linéaire ou simultané, un workflow documentaire doit définir précisément la chronologie des opérations à mener, la méthodologie à adopter ainsi que les délais à respecter.
La création et la visualisation d’un workflow documentaire passe par un logiciel de GED ou de BPM (Business Process Management). Il est essentiel de choisir une solution polyvalente, reconnue et sécurisée afin de garantir une automatisation optimale tout en bénéficiant des fonctionnalités de personnalisation et de gestion de contenu d’entreprise.
3. Déploiement du workflow documentaire et formation des équipes
Une fois le workflow documentaire clairement défini, le système doit être configuré et paramétré sur la plateforme choisie. La numérisation des documents doit être effectuée afin de les intégrer dans le logiciel métier. Il est également nécessaire de documenter chaque étape pour en informer les utilisateurs, ainsi que d’organiser des sessions de formation. Celles-ci doivent expliquer l’importance de l’automatisation et enseigner l’utilisation des nouvelles fonctionnalités.
Le déploiement d’un workflow documentaire se fait progressivement afin d’assurer une transition fluide pour l’ensemble des utilisateurs. Une phase de test est souvent requise afin de recueillir des retours et d’ajuster le système.
4. Optimisation continue du processus
Afin de garantir l’efficacité du workflow documentaire à long terme, une surveillance continue est indispensable. Il s’agit d’assurer une gestion correcte des documents. Cette vigilance permet d’identifier les potentiels obstacles qui ralentissent le processus et de les éviter en ajustant les paramètres du système. Plusieurs indicateurs clés de performance permettent d’évaluer l’efficacité du workflow :
- Le temps moyen de validation d’un document aux différentes étapes ;
- Le nombre de révisions nécessaires ;
- Le nombre d’erreurs corrigées ;
- Les types de documents plus longs ou plus rapides à traiter.
Les outils de gestion du workflow documentaire
De nombreux outils logiciels de type SaaS (Software as a Service) proposent des solutions de GED et de BPM adaptées à la programmation et à la gestion de workflows documentaires :
- Zeendoc, plateforme française de GED bas carbone offrant des options de numérisation, de personnalisation et de recherche avancée ;
- Lapala, BPM français, pour des workflows faciles à configurer grâce à ses outils no-code et son tableau de bord personnalisé ;
- Nintex, plateforme d’automatisation et de workflows documentaires idéale pour les grandes entreprises ;
- ProcessMaker, logiciel de BPM largement utilisé dans le secteur de la finance ;
- Sharepoint, logiciel réputé de Microsoft permettant la création de workflows.
Choisir le meilleur logiciel pour mettre en place un workflow documentaire dépend des objectifs, des besoins et du budget de l’entreprise. Il est important de comparer les différentes offres et leurs fonctionnalités pour garantir l’efficacité optimale du processus. Vous ne trouvez pas de solution adaptée ? Envisageons ensemble un projet de workflow documentaire sur mesure !