Les volumes de données ne cessent de croitre, leur archivage est devenu un véritable casse-tête pour de nombreuses entreprises. Stocker et sécuriser toutes ces informations sensibles dans la durée n’est pas une mince affaire, entre les risques de perte ou de corruption, les contraintes réglementaires qui se durcissent et les coûts qui s’envolent.
Ce n’est pas étonnant, dans ces conditions, que l’externalisation de l’archivage suscite un intérêt croissant. En confiant cette fonction critique à un prestataire spécialisé, l’entreprise s’assure d’une prise en charge sécurisée et maîtrisée de ses archives, à l’abri des aléas techniques et juridiques. Encore faut-il bien choisir son partenaire, sur la base de critères objectifs comme la transparence des procédures, le niveau de sécurité garanti ou la flexibilité des solutions. Alors, comment construire un projet d’externalisation solide et pérenne ? Éléments de réponse dans ce guide.
Définition et rôle du tiers archiveur
Le tiers archiveur est un prestataire de services spécialisé dans la gestion externalisée des archives pour le compte de ses clients. Son métier consiste à collecter, traiter, stocker et restituer les documents physiques ou numériques qui lui sont confiés, tout en garantissant leur intégrité, leur confidentialité et leur disponibilité sur le long terme.
Véritable expert de l’archivage, le tiers archiveur dispose d’infrastructures sécurisées, de processus certifiés et de compétences pointues pour assurer une conservation pérenne et conforme des données. Il peut également proposer des prestations à valeur ajoutée comme la numérisation, l’indexation ou la destruction sécurisée des archives.
En externalisant tout ou partie de leur fonction archivage, les entreprises se libèrent ainsi d’une activité chronophage et non stratégique, tout en bénéficiant d’un haut niveau de qualité de service. Le tiers archiveur devient un partenaire de confiance, garant de la protection du patrimoine informationnel de l’organisation.
Les avantages de l’externalisation de l’archivage
Optimisation de l’espace et réduction des coûts
Premier bénéfice tangible du recours à un tiers archiveur : l’optimisation des espaces de stockage. En délégant ses archives, l’entreprise libère de précieux mètres carrés qu’elle peut réaffecter à son cœur d’activité. C’est particulièrement vrai pour les documents physiques, qui nécessitent d’importants volumes de stockage sécurisé.
Au-delà des gains immobiliers, l’externalisation permet aussi de variabiliser les coûts d’archivage. Fini les investissements dans des locaux dédiés, du matériel spécifique ou des logiciels onéreux : la prestation du tiers archiveur s’adapte aux volumes réels et peut évoluer à la hausse comme à la baisse. De quoi réaliser des économies substantielles, surtout pour les structures qui font face à des pics d’activité ou des flux saisonniers.
Sécurité des données et protection de la confidentialité
Autre enjeu clé de l’archivage : la sécurité des informations sensibles. En confiant ses données à un tiers spécialisé, l’entreprise s’assure de leur protection physique et logique selon les meilleurs standards du marché. Bâtiments hautement sécurisés, contrôle d’accès strict, dispositifs anti-incendie, chiffrement des données, PCA/PRA… Les tiers archiveurs ne lésinent pas sur les moyens pour garantir une conservation optimale des archives.
Point important, ils sont aussi tenus à une obligation de confidentialité renforcée. Via des engagements contractuels stricts, des procédures rigoureuses et un personnel dûment habilité, les prestataires préservent le secret des affaires et la vie privée des personnes dont les données sont traitées. Un impératif absolu à l’heure du RGPD et des cybermenaces.
Respect des obligations légales et réglementaires
Troisième atout majeur de l’externalisation : la mise en conformité réglementaire de l’archivage. Les tiers archiveurs sont en effet rompus aux exigences légales en la matière, qu’il s’agisse des durées de conservation (10 ans pour les documents comptables, 5 ans pour les contrats commerciaux…), des conditions de communication ou des modalités de destruction des archives.
En s’appuyant sur l’expertise du prestataire, l’entreprise s’évite de fastidieuses veilles juridiques et s’assure d’être toujours en phase avec la réglementation en vigueur. C’est particulièrement précieux pour les organisations soumises à des normes strictes comme les établissements de santé (conservation du dossier patient) ou les acteurs financiers (lutte anti-blanchiment).
Certains tiers archiveurs vont même plus loin en proposant des prestations de mise en qualité des archives lors du versement : tri, classement, élimination des doublons… De quoi fiabiliser le fonds documentaire et faciliter son exploitation future.
Les services d’archivage disponibles
Archivage numérique sécurisé
Avec la transformation digitale, les données numériques représentent une part croissante des archives des entreprises. Courriels, fichiers bureautiques, documents signés électroniquement… Ces informations critiques doivent être conservées de manière intègre et durable pour préserver leur valeur d’archivage probante.
Les tiers archiveurs (opérateur de dématérialisation) proposent des solutions d’archivage électronique sécurisé pour répondre à ces enjeux. Hébergement certifié des données (norme NF Z42-013), tiers de confiance pour l’horodatage, coffre-fort électronique, copie fiable… Ils mettent en œuvre une architecture technique et des processus ad hoc pour garantir l’authenticité et la pérennité des archives numériques, de leur versement jusqu’à la restitution.
Ces prestations s’accompagnent souvent de services de gestion documentaire avancée : indexation plein texte, recherche multicritère, GED, workflow de validation… De quoi faciliter grandement l’accès et l’utilisation des archives numériques tout au long de leur cycle de vie.
Archivage physique externalisé
Si le numérique a le vent en poupe, les archives papier restent une réalité pour bon nombre d’organisations. Pour autant, leur stockage dans des locaux en propre s’avère souvent coûteux et chronophage, sans parler des risques liés à la sécurité des bâtiments.
L’externalisation de l’archivage physique chez un tiers permet de répondre à ces problématiques. Le prestataire prend en charge l’ensemble de la chaîne logistique : collecte des archives sur site, transport sécurisé, stockage dans des entrepôts dédiés, gestion des communications et des restitutions à la demande… Le tout dans un cadre contractuel et opérationnel strict, pour assurer la traçabilité des documents.
Certains tiers archiveurs proposent même des services de numérisation à façon des archives papier, pour basculer progressivement vers le full digital. Une solution flexible pour dématérialiser son patrimoine documentaire à son rythme, tout en conservant l’accès aux originaux.
Solutions d’archivage hybride
Face à la coexistence durable des supports physiques et numériques, de plus en plus d’entreprises optent pour des solutions d’archivage hybride. L’objectif : conjuguer le meilleur des deux mondes en mixant des prestations d’archivage traditionnel et des services de dématérialisation.
Les tiers archiveurs sont là aussi en première ligne pour proposer des offres combinées. Par exemple : prise en charge des archives papier existantes et intégration progressive dans un SAE, numérisation de masse perlée ou à la demande, mise à disposition d’une GED mixte pour piloter l’ensemble des fonds… Les possibilités sont multiples pour construire un schéma d’archivage vertueux, conciliant maîtrise des coûts et agilité documentaire.
L’archivage hybride présente en outre l’avantage de s’adapter aux différents niveaux de sensibilité et criticité des archives. Certains documents à forte valeur légale pourront rester sous forme papier, tandis que les pièces courantes seront fluidifiées grâce à la conservation numérique. De quoi mettre en place une politique d’archivage graduée et raisonnée.
Critères pour sélectionner un tiers archiveur
Si l’externalisation de l’archivage comporte de nombreux bénéfices, encore faut-il choisir le bon prestataire. Quelques points de vigilance s’imposent pour sélectionner un tiers archiveur fiable et pertinent :
- Les infrastructures et mesures de sécurité : bâtiments aux normes, sûreté périmétrique, chiffrement des données, PRA/PCA… autant d’éléments à passer au crible pour garantir la protection des archives.
- La conformité réglementaire : le prestataire doit pouvoir justifier du respect de la réglementation (RGPD, secteurs régulés…) et être transparent sur ses procédures en cas de contrôle.
- La certification et les agréments : être certifié NF Z40-350, NF 544 ou ISO 27001 est un bon indicateur du professionnalisme du tiers archiveur. Idem pour les agréments sectoriels comme celui du SIAF dans le secteur public.
- Les compétences et l’expertise métier : au-delà de la prestation technique, le tiers archiveur doit pouvoir faire valoir de solides références et une connaissance pointue des enjeux de l’archivage.
- La flexibilité et l’adaptabilité : l’offre de services doit être modulable pour coller aux besoins réels de l’entreprise, avec des possibilités d’ajustements au fil de l’eau.
- La capacité d’accompagnement : formation des utilisateurs, hotline dédiée, outils documentaires… le prestataire doit proposer un support de qualité pour fluidifier la relation.
- Le coût et le modèle économique : la grille tarifaire se doit d’être transparente et détaillée, avec des options de facturation à l’usage pour éviter les surcoûts.
En résumé, le tiers archiveur doit être en mesure d’apporter des garanties tangibles sur la qualité et la sécurité de ses prestations, tout en démontrant sa valeur ajoutée métier. Un vrai partenaire au service de la performance documentaire de l’entreprise.
Conformité légale et réglementaire en archivage
Au-delà des aspects techniques et organisationnels, l’archivage est aussi une affaire de droit. Les entreprises sont soumises à de nombreuses obligations légales et réglementaires en la matière, qui varient selon leur secteur d’activité et la nature des documents concernés.
Parmi les principaux textes à prendre en compte :
- Le code du commerce, qui fixe les durées de conservation des documents comptables et fiscaux (10 ans pour les comptes annuels, 6 ans pour les pièces justificatives…).
- Le code du patrimoine, qui détermine les règles de gestion des archives publiques et encadre leur externalisation.
- Le RGPD et la loi Informatique et Libertés, qui posent les principes de protection des données personnelles (durée de conservation limitée, droit d’accès et de rectification…).
- Les normes sectorielles comme le code de la santé publique pour les dossiers médicaux ou le code monétaire et financier pour les établissements bancaires.
S’y retrouver dans ce maquis réglementaire n’est pas chose aisée. C’est là que le tiers archiveur peut apporter une vraie plus-value en accompagnant l’entreprise dans sa mise en conformité archivistique. Audit du existant, élaboration d’un référentiel documentaire, écriture d’une politique d’archivage… Son expertise juridique est un précieux sésame pour sécuriser les pratiques.
Le prestataire se doit aussi d’être à la pointe des évolutions légales impactant l’archivage. Qu’il s’agisse de la dématérialisation des factures, de la signature électronique ou des enjeux de cybersécurité, il est un allié privilégié pour adapter en continu le dispositif d’archivage aux contraintes externes. Une veille indispensable pour naviguer sereinement dans un environnement toujours plus régulé.
Conclusion : externaliser pour mieux archiver
Au final, le recours à un tiers archiveur apparaît comme une option stratégique pour de nombreuses organisations. En confiant tout ou partie de leur fonction archivage à un prestataire spécialisé, elles s’assurent d’une gestion pérenne, sécurisée et conforme de leur patrimoine documentaire, sans pour autant grever leur capacité d’investissement.
C’est aussi le moyen de transformer l’archivage en un véritable levier de performance et d’amélioration continue. En fiabilisant les données, en facilitant leur accès et en optimisant leur gouvernance, le tiers archiveur contribue activement à la création de valeur pour l’entreprise. De la préservation de la mémoire collective à l’aide à la décision, en passant par la gestion des connaissances, les use cases ne manquent pas.
Pour autant, l’externalisation ne se décrète pas sur un coup de tête. Elle doit s’inscrire dans le cadre d’un projet structuré, en phase avec la stratégie globale de gestion de l’information. Définition du périmètre, cartographie des flux, priorisation des fonds, convention de service… Autant de jalons essentiels pour bâtir une relation de confiance avec le tiers archiveur et tirer le meilleur parti de son expertise.
Le succès de l’externalisation réside aussi dans l’adhésion des parties prenantes, qu’il s’agisse des directions métiers, des équipes opérationnelles ou des instances représentatives du personnel. Communiquer, expliquer, rassurer… Le projet d’externalisation est l’affaire de tous et doit s’appuyer sur une gouvernance transverse pour fédérer les énergies.
En proposant des solutions d’archivage à la fois souples, évolutives et sécurisées, le tiers archiveur s’impose comme un partenaire incontournable de la transformation numérique et de la compliance des entreprises. À l’heure où la donnée est plus que jamais un actif stratégique, sa contribution est essentielle pour préserver et valoriser le capital informationnel des organisations. Une approche vertueuse, au service de l’excellence opérationnelle et de la responsabilité sociétale.