Un processus de recrutement est souvent complexe et chronophage, surtout dans le contexte actuel du marché de l’emploi. Recruter des talents est devenu une épreuve pour de nombreuses entreprises : selon une enquête France Travail 2023, 6 employeurs sur 10 envisageaient des difficultés à embaucher en 2024.
Heureusement, des outils existent désormais pour faciliter le travail des DRH et aider l’ensemble d’une équipe à recruter efficacement : c’est notamment le cas de l’ATS (Applicant Tracking System). L’ATS, ou système de suivi des candidats en français, est un logiciel qui vous permet de gérer vos processus de recrutement et de suivre l’ensemble des tâches liées à l’embauche.
Mais comment cela fonctionne-t-il, et pourquoi est-ce un outil primordial pour le recrutement aujourd’hui ? Scripters vous présente les fonctionnalités et l’intérêt d’un ATS dans cet article.
Un ATS, c’est quoi ?
Définition
Un système de suivi de candidats, ou ATS, est un logiciel SaaS de gestion du processus de recrutement.
Du sourcing de candidat à l’onboarding du nouveau salarié fraîchement recruté, cette plateforme vous permet de suivre vos processus d’embauche, de rassembler tous les documents et toutes les informations sur une seule et même plateforme, et même de télécharger à terme des rapports de performance.
Grâce à l’automatisation de certaines tâches et à de nombreuses fonctionnalités, l’ATS permet aux recruteurs de gagner du temps, lors de la recherche de candidatures, pour le choix final, sans oublier le passage d’entretiens.
Grâce à l’intégration, l’ATS peut être adossé à un CRM ou à un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines, outil plus vaste destiné à soutenir toutes les fonctions RH, comme la gestion de la paie, le suivi des compétences, etc.).
Fonctionnalités clés
Un ATS est primordial en ce qu’il permet de limiter la perte de temps lors d’un recrutement et ainsi pour une entreprise d’être compétitive sur le marché de l’emploi. Ce logiciel SaaS utilise en effet l’automatisation pour rendre des processus moins chronophages, tels que l’envoi d’e-mails de refus, ou encore le contact de tel ou tel candidat.
Voici les fonctionnalités principales de cette solution :
- Multidiffusion des offres d’emploi : un ATS permet de diffuser votre annonce d’offre d’emploi sur chaque plateforme de recrutement. Et elles sont nombreuses aujourd’hui !
- Rassemblement des données et des candidatures : tous les CV, ainsi que les documents des candidats sont centralisés en un seul endroit. Pratique pour effectuer des comparaisons, ou pour faciliter le travail de l’équipe de recrutement (parfois, les recruteurs sont nombreux et issus de différents services) ;
- Génération d’emails et de SMS grâce à l’automatisation : notamment pour les réponses négatives, ou pour l’envoi de tests. Cela facilite la communication avec les candidats, et limite les tâches répétitives ;
- Planification et gestion : l’organisation des entretiens et le suivi du processus de recrutement sont simplifiés, grâce à un tableau de bord qui centralise les informations sur les différents candidats, les dates des rendez-vous, etc. ;
- Réalisation d’un rapport de performance, qui analyse le processus de recrutement, ainsi que toutes les données engendrées (pourcentage de candidatures acceptées, refusées, etc.), et permet de l’améliorer par la suite ;
- Parfois, enfin, utilisation de l’intelligence artificielle pour aider à la lecture des compétences et à une présélection des candidatures.
Exemples de logiciel ATS sur le marché
Vous êtes décidé à vous doter d’un logiciel ATS digne de ce nom afin de fluidifier vos processus de recrutement ? Parfait : penchez-vous sur les offres du marché !
De nombreuses solutions existent ; en voici une sélection :
- Oracle ;
- Zoho Recruit ;
- SmartRecruiters ;
- Flatchr ;
- Beetween.
Ces ATS figurent parmi les outils les plus connus et les plus utilisés ; ils sont notamment appréciés pour leur accessibilité et leurs nombreuses fonctionnalités. Bien sûr, le choix d’un ATS dépendra de vos objectifs, mais également de la taille de votre entreprise et de ses besoins en recrutement. Faites le point sur vos ambitions avant de comparer les meilleurs logiciels.
Parfois, les exigences de votre entreprise peuvent ne pas trouver de réponse parmi les offres d’ATS : et si vous envisagiez la création d’un logiciel de suivi de candidats sur mesure ? Chez Scripters, nous créons des logiciels métiers qui cochent tous vos objectifs : parlons-en !
Un logiciel de suivi des candidats, pourquoi faire ?
On l’a dit, un logiciel de suivi des candidats ou ATS vous permet de gagner du temps. Mais encore ? Retour sur 6 avantages à avoir recours à cet outil indispensable en 2025.
1° Pour lutter contre la pénurie de candidats
En matière de recrutement, les candidatures sont souvent nombreuses, mais les talents plus rares. Avec un marché de l’emploi sous tension, les entreprises doivent développer un système pour être proactives et ne pas attendre que les meilleurs candidats frappent à leur porte.
C’est l’objectif du sourcing, où vous partez à la recherche des meilleurs profils. Or, les systèmes de suivi des candidats possèdent généralement un outil pour cela, recensant les talents sur les différents réseaux professionnels.
2° Pour recruter en collaboration et en équipe
Parfois, un processus de recrutement concerne différents services d’une entreprise, et pas uniquement les ressources humaines. Avoir des documents et des informations centralisés est alors un atout. C’est le cas du système de suivi des candidats, qui permet une gestion centrale du processus de recrutement.
Ainsi, tous les recruteurs, quel que soit leur service, peuvent avoir accès à ces informations et au suivi. L’inclusion et l’intégration de ces personnes est encore un avantage qu’offre la plateforme unique de l’ATS.
3° Pour travailler sa marque employeur
Comme avec vos clients, l’image de votre entreprise se travaille avec vos candidats. Une expérience positive de recrutement, même si elle ne se concrétise pas par une prise de poste, sera toujours profitable à votre société. Le candidat en question pourra émettre un avis positif sur les sites d’embauche et ainsi encourager de futures candidatures.
Une expérience candidat de qualité est ainsi primordiale pour votre marque employeur et participe au cercle vertueux de l’embauche. Avec un ATS, vous facilitez les candidatures et leur gestion, vous ne laissez personne sans réponse et pouvez personnaliser chaque communication. Un atout de taille !
À noter : vous pouvez également créer une page carrière avec un ATS. Encore une bonne manière de donner une image positive de votre entreprise !
4° Pour réduire les coûts
Le temps, c’est de l’argent… et réduire le temps passé sur chaque processus, ce sont autant de coûts en moins ! Un ATS vous permet également de réduire les appels aux entreprises ou agences de recrutement ou d’intérim. Chercher ses talents soi-même est une solution économique !
5° Pour analyser ses campagnes de recrutement
Revenir sur les processus passés pour les améliorer est toujours une bonne idée. Et cela vaut aussi pour le recrutement de vos talents ! Un ATS traite de nombreuses données, et peut faire une analyse des différentes actions et des résultats pour en mesurer l’efficacité.
Grâce à des KPI compris dans l’ATS (Key Performance Indicators), vous pouvez ainsi voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et savoir comment améliorer vos différents processus.
6° Pour être conforme au RGPD
Le traitement digital a de nombreux avantages, pour le recrutement comme pour le suivi des formations, des compétences ou des congés de vos salariés. Cependant, attention ! Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) impose certaines règles aux systèmes informatiques de traitement des données personnelles.
Comme pour vos clients et votre CRM, les informations sur vos candidats doivent être protégées ! Comprise parmi les fonctionnalités des logiciels ATS, cette protection, avec la conformité au RGPD, est garantie.