Le suivi des compétences consiste, comme son nom l’indique, à évaluer, connaître et suivre l’évolution des compétences de tous les employés d’une entreprise. Celui-ci est primordial pour connaître les qualités des collaborateurs, organiser la répartition du travail et mettre en place des formations.
Aussi, le suivi des compétences participe au bien-être de vos employés et à leur épanouissement, car ils se sentent considérés et accompagnés dans leur évolution professionnelle. Mais que désigne exactement ce terme, et surtout, comment mettre en place un suivi efficace des compétences pour gérer (et garder !) ses talents ? Scripters vous en dit plus.
Le suivi des compétences en entreprise, qu’est-ce que c’est ?
Définition
Le suivi des compétences est le processus de gestion des compétences, certifications et qualités de vos salariés. Grâce à une évaluation à un moment T, il tend à suivre l’évolution des compétences de chacun et à agir en conséquence : suivi des formations, organisation du travail, phase de recrutement, etc.
Le suivi des compétences fait partie de la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC), mise en place dans les entreprises de plus de 300 salariés à la suite de la loi Borloo du 18 janvier 2005.
Différents types de compétences
Le suivi des compétences concerne toutes les compétences des employés. On distingue ainsi traditionnellement :
- Les compétences techniques, ou hard skills, qui sont les connaissances théoriques et savoir-faire techniques propres à un métier et à une formation. Elles sont généralement évaluées grâce aux diplômes, aux certifications et aux qualifications ;
- Les compétences comportementales, ou soft skills, qui sont les qualités humaines propres à un individu et appréciées en entreprise. On peut penser à la gestion du stress, à la faculté de communication, ou encore au leadership ;
- Les compétences transversales : cette dernière catégorie comprend des compétences qui font appel à la fois à des connaissances théoriques et à un développement personnel. On peut citer la maîtrise d’une langue ou de la prise de parole en public, par exemple.
Pourquoi mettre en place un suivi des compétences ? Les avantages
On trouve de multiples avantages à la mise en place du suivi des compétences. C’est le bon développement de l’entreprise qui s’en trouve changé, non seulement dans l’organisation des tâches et du travail, mais également dans la gestion et la rétention des talents.
- L’entreprise peut adapter son activité en fonction des compétences évaluées, que ce soit par la mise en place d’une formation spécifique pour faire progresser ses employés, par une mobilité interne de certains, voire par un plan et un suivi de recrutement ;
- Les managers peuvent améliorer la satisfaction des collaborateurs, grâce à un suivi personnalisé et à la prise en compte de leurs besoins en formation ou de leur envie de monter en compétences. Cela favorise l’engagement au travail ainsi que la rétention des talents ;
- Enfin, l’évolution et l’adaptabilité de l’entreprise sont favorisées, grâce à un suivi de son niveau global par rapport à un marché et à des objectifs. Si l’industrie et le monde du travail se transforment, l’entreprise sera à même de voir quelle compétence, quel outil ou quelle action elle doit développer pour s’adapter et rester compétitive.
De nombreux avantages sont donc à retirer du suivi des compétences de vos employés. Mais comment opérer sa mise en place ? Scripters vous guide dans la gestion de ces données cruciales.
Suivi des compétences : comment le réaliser ?
Mettre en place un suivi des compétences exige un travail en plusieurs étapes, à la base duquel repose naturellement l’évaluation des compétences de vos collaborateurs. Mais ce n’est pas la seule mesure à mettre en place.
Il existe plusieurs méthodes pour évaluer toutes les compétences de ses collaborateurs : celles-ci vont des entretiens annuels, où les compétences techniques (hard skills) peuvent être passées en revue, à l’observation au quotidien (pour les soft skills), jusqu’à l’auto-évaluation et aux certifications. Libre à vous de choisir celle qui vous semble la plus pertinente.
Pour la suite, Scripters vous présente son guide pratique !
Évaluation des employés : la préparer et la réaliser
L’évaluation des compétences, quelle que soit la manière choisie, se prépare et s’anticipe. Pour un développement global du suivi des compétences, n’hésitez pas à vérifier les compétences de vos managers, voire à les former.
Faites ensuite passer les évaluations de compétences, en revenant sur les réalisations passées, les réussites et les difficultés. Vous pouvez aussi évoquer, lors d’entretiens, les ambitions de vos collaborateurs quant à leur évolution professionnelle et le développement de leurs compétences (surtout si ce suivi n’avait encore jamais été mis en œuvre).
Bien sûr, n’oubliez pas de recenser tout cela (on en reparle plus bas).
Enfin, pensez aussi à l’évaluation de chaque poste au sein de votre entreprise : de quelles compétences, de quelles qualifications ont besoin les différents métiers représentés ? Cela sera primordial pour vérifier l’adéquation entre l’emploi et la personne qui l’occupe, voire envisager des mobilités internes.
Avoir une grille de compétences
Pour garder une trace de ces évaluations, et donc opérer un réel suivi, une grille d’évaluation est indispensable. Cet outil doit être commun à tous les collaborateurs pour garantir l’équité, et permettre l’évaluation des mêmes compétences à différents moments (avec des notes, par exemple).
Ainsi, une grille d’évaluation permet de rassembler toutes les informations sur un salarié au même endroit, de suivre son évolution, et donc de servir de base pour évaluer la performance, les objectifs futurs et les promotions associées.
Celle-ci peut se faire grâce au tableur Excel ; cependant, des outils existent aujourd’hui, comme un logiciel spécialisé.
Utiliser des outils
Un logiciel de suivi des compétences est un outil complet qui facilite la préparation des évaluations et leur recensement. Il permet d’avoir une vision globale quant aux compétences acquises et celles à acquérir, et de planifier des actions de développement en fonction. La création de référentiels de compétences est également possible.
Parfois directement intégré à votre SIRH, cet outil peut être un logiciel à part entière, comme Alcuin RH, Skeely, Factorial Acquisition talents, etc.
Vous ne trouvez pas de logiciel parfaitement adapté à vos exigences ? Et si nous créions votre logiciel de suivi des compétences grâce à un développement sur mesure ? Parlons de votre projet avec Scripters !
Donner un feedback
Un bon manager ne se contente pas d’évaluer les compétences de ses employés : il n’oublie pas de leur faire un retour, en soulignant les aptitudes acquises et celles qu’il faudrait renforcer. C’est aussi à ce moment-là que vous pouvez proposer des plans de formation.
Suivre ce processus continu
Comme une classe qui se prépare au bac et progresse tout au long de l’année, des salariés évoluent et leurs compétences aussi. Mettre en place un suivi des compétences suppose, comme son nom l’indique, un suivi. Par période ou par cycle, répétez les moments d’évaluation des compétences, pour en percevoir l’évolution.
Mettre à jour et analyser régulièrement votre document ou logiciel de suivi des compétences vous permettra d’instaurer la bonne action, celle qui fera progresser votre entreprise ou fidélisera vos employés.