Système d’Archivage Électronique (SAE) : réussir son projet d’intégration

Votre entreprise croule sous les données et peine à retrouver ses documents ? Vous avez conscience qu’une gestion documentaire efficace est cruciale pour votre performance et votre conformité, mais vous ne savez pas par où commencer ? 

Avec la transition numérique, les organisations croulent sous un déluge de données et de documents électroniques. Courriels, contrats, factures, plans, ressources humaines… 

Comment s’y retrouver dans cette masse informe ? Comment garantir l’intégrité, la sécurité et l’accessibilité de ces informations stratégiques ? C’est tout l’enjeu d’un système d’archivage électronique (SAE).

Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique (SAE) ?

Un système d’archivage électronique est une solution logicielle qui permet de collecter, classer, conserver et restituer des documents numériques tout au long de leur cycle de vie. Des fonctionnalités d’automatisation, de recherche et de traçabilité viennent enrichir ce socle pour offrir un véritable service de gestion documentaire.

Concrètement, un SAE garantit que vos documents électroniques seront :

• Authentiques et intègres : inaltérés depuis leur validation, protégés contre toute modification ou suppression non autorisées
• Sécurisés : stockés dans un environnement sûr, avec des accès finement contrôlés
• Pérennes : conservés sur le long terme dans des formats non obsolètes, indépendamment des évolutions technologiques
• Exploitables : facilement retrouvés et consultés grâce à une indexation efficace et des outils de recherche performants

Ainsi armé, un SAE permet de rationaliser le patrimoine documentaire d’une organisation, de réduire les coûts de stockage et de faciliter le travail collaboratif. C’est un atout maître à l’heure du digital, pour dématérialiser les processus, fluidifier les échanges et sécuriser les informations critiques.

Mais au-delà des avantages fonctionnels et économiques, un SAE est surtout un précieux allié pour se conformer aux exigences règlementaires. Face aux obligations croissantes en matière de protection des données et de transparence administrative, il offre une traçabilité et une opposabilité précieuses. De quoi aborder sereinement un contrôle fiscal ou une demande RGPD !

Pourquoi mettre en place un SAE dans son organisation ?

Sur le plan opérationnel d’abord, un SAE va considérablement faciliter le quotidien de vos collaborateurs. Fini le temps perdu à rechercher un contrat dans une armoire ou à reconstituer l’historique d’un dossier client. Avec un SAE, chacun accède rapidement et simplement aux informations dont il a besoin, dans le respect des règles de confidentialité. C’est un formidable levier d’efficacité et de productivité !

Mais c’est aussi et surtout un outil stratégique pour votre organisation. Car en fiabilisant votre patrimoine documentaire, vous sécurisez les décisions et les activités de l’entreprise. Vous pouvez así étayer une réclamation client, justifier une déduction fiscale ou encore prouver votre conformité lors d’un audit. Une traçabilité qui peut se révéler cruciale en cas de contentieux.

Sur le plan règlementaire justement, un SAE est bien souvent incontournable. Les obligations de conservation et d’intégrité des documents se multiplient, que ce soit pour des raisons fiscales, juridiques ou normatives. Avec un système probatoire, vous pouvez sereinement faire face à un contrôle URSSAF, une demande CNIL ou une certification ISO.

Finalement, le système d’archive éléctronique est un véritable atout compétitif, au service de la performance et de la sécurité de votre organisation. C’est l’assurance de disposer d’une information fiable, exhaustive et opposable pour piloter votre activité et honorer vos obligations.

Comment bien choisir sa solution SAE ?

Face à la multiplicité des offres du marché, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. SAE open source ou propriétaire ? Solution hébergée ou à déployer sur ses propres serveurs ? Comment dimensionner l’infrastructure ? Quelles fonctionnalités privilégier ? Autant de questions qui peuvent vite se révéler vertigineuses.

Pour y voir plus clair, commençons par un état des lieux de l’existant. Quels sont les types et volumes de documents à gérer ? Qui en sont les producteurs et les consommateurs ? Selon quels processus et avec quels outils ? Cette radiographie est essentielle pour définir le périmètre de votre projet et son articulation avec le reste du SI.

Comprendre les différents types de SAE et leurs spécificités

Il existe schématiquement trois grandes familles de SAE :

• Les solutions d’archivage électronique, qui se concentrent sur la conservation pérenne et probatoire des documents. Elles offrent des fonctions poussées d’intégrité, de traçabilité et de restitution à très long terme.
• Les solutions de gestion électronique de documents (GED), plus orientées sur les processus documentaires et la collaboration. Elles permettent de gérer le cycle de vie complet du document, de sa création à son archivage, en passant par les workflows de validation.
• Les solutions de records management, à mi-chemin entre archivage et GED. Elles se focalisent sur la gestion des documents engageants, en intégrant un référentiel de conservation numérique et des fonctions de protection de l’intégrité.

À vous de déterminer votre besoin prédominant, en gardant à l’esprit qu’un SAE peut tout à fait conjuguer plusieurs de ces facettes. L’essentiel est de ne pas se laisser séduire par des fonctionnalités superflues, sources de complexité et de coûts.

Définir ses critères de choix en fonction de ses besoins métier

Une fois votre besoin qualifié, vous pouvez affiner vos critères de choix. Voici quelques points d’attention :

1. L’ergonomie et la facilité d’utilisation : l’adhésion des utilisateurs est clé pour la réussite de votre projet. Privilégiez une interface simple et intuitive, proche des usages numériques actuels.
2. La flexibilité et l’évolutivité de la solution, pour accompagner la croissance de vos volumes et de vos usages. Gare aux changements de périmètre qui obligeraient à redévelopper le système !
3. L’ouverture et l’interopérabilité, pour dialoguer avec votre écosystème applicatif. Veillez à la compatibilité de votre SAE avec vos outils métier (ERP, CRM…) et vos espaces collaboratifs.
4. La sécurité et la confidentialité des accès, point souvent critique. Assurez-vous que la solution respecte vos standards de sécurité et permet une gestion granulaire des habilitations.
5. L’infrastructure d’hébergement et d’exploitation, qui doit offrir toutes les garanties en termes de disponibilité, d’intégrité et de traçabilité.

Bien entendu, ces critères sont à pondérer en fonction de vos enjeux métier et de votre sensibilité. Mais ils constituent une base saine pour comparer les solutions et entamer un dialogue fructueux avec les éditeurs.

Quelles sont les bonnes pratiques pour un projet SAE réussi ?

Arrivé à cette étape, le plus dur reste maintenant à faire : réussir son intégration dans votre écosystème documentaire et vos processus métier. Un défi qui suppose d’adopter les bonnes pratiques à chaque étape clé du projet.

Impliquer les parties prenantes dès le démarrage

Première règle d’or : ne faites pas de votre projet SAE un projet isolé, mené en silos. Son succès repose sur l’adhésion et la participation active de toutes les parties prenantes.

Côté métier, il est essentiel d’associer les utilisateurs finaux dès la phase de conception. Ce sont eux qui connaissent le mieux les documents à gérer et les processus associés. Leur input est précieux pour définir les règles de gestion et les cas d’usage prioritaires.

Côté IT, l’implication de la DSI est incontournable pour orchestrer l’intégration du SAE dans le système d’information. Annuaires, GED, ERP… De nombreux outils sont concernés. Il faut penser leurs interfaces et leur articulation pour assurer une circulation fluide des documents.

Sans oublier les fonctions supports comme la sécurité, la conformité ou encore les archives. Leurs exigences doivent être prises en compte en amont, qu’il s’agisse des normes de conservation (ex : La certification NF 461,NF Z42-013), des politiques d’accès ou des durées de rétention.

En impliquant l’ensemble des acteurs, vous créez les conditions d’une vision partagée et d’un alignement entre les objectifs du projet et les enjeux de chaque métier. Une démarche collaborative gage d’efficacité.

Définir une gouvernance documentaire adaptée et pérenne

L’implication des parties prenantes pose les bases d’une gouvernance documentaire efficiente. Il s’agit de définir le “qui fait quoi” et selon quelles règles en matière de gestion des documents.

C’est un travail d’harmonisation essentiel pour assurer la cohérence et la qualité de votre patrimoine documentaire. Il faut par exemple s’accorder sur :

• Les typologies et les métadonnées descriptives des documents, pour structurer les contenus
• Les processus et les workflows associés, de la création à l’archivage
• Les règles et les durées de conservation, en fonction des obligations légales et des besoins métier
• Les modalités d’accès et de partage, pour garantir la confidentialité des informations

Cette gouvernance doit être formalisée et diffusée à l’ensemble des utilisateurs sous forme de référentiel. Un véritable fil rouge pour guider les pratiques quotidiennes et pérenniser les acquis du projet.

Bien entendu, elle a vocation à évoluer en fonction des nouveaux usages et des évolutions réglementaires. D’où l’importance de mettre en place un comité documentaire, chargé de la maintenir et de la faire vivre dans la durée.

Accompagner le changement et former les utilisateurs

On l’oublie trop souvent, mais la dimension humaine est clé dans un projet SAE. Car en challengeant les habitudes et les modes de travail, il peut susciter des résistances, voire des blocages.

Pour lever ces freins, un accompagnement au changement sur mesure est indispensable. Son objectif ? Expliquer les bénéfices concrets du projet pour donner du sens et susciter l’envie.

Cela passe par des actions de communication régulières pour informer sur l’avancement du projet. Mais aussi par des supports didactiques (guides, tutoriels…) pour faciliter la prise en main de l’outil et l’adoption des bonnes pratiques.

La formation est également un levier majeur d’appropriation. Elle doit être adaptée aux profils et aux usages de chaque population. Une approche sur le terrain, au plus près des opérationnels, est souvent pertinente pour être en phase avec les réalités métier.

N’hésitez pas non plus à vous appuyer sur un réseau d’ambassadeurs pour porter la bonne parole. Identifiez des utilisateurs clés, motivés pour être les relais du projet dans leur entité. Ils seront de précieux alliés pour créer une dynamique positive et gérer les éventuelles résistances.

En misant sur la pédagogie et la proximité, vous créerez les conditions de l’engagement et de la montée en compétences des utilisateurs. Une implication indispensable pour ancrer les changements dans la durée et réussir l’adoption de votre SAE.

Pour réussir votre projet, retenez ces 3 points clés :

1. Impliquez toutes les parties prenantes dès le démarrage pour aligner les objectifs et favoriser l’adoption.
2. Définissez une gouvernance documentaire pragmatique et pérenne, véritable colonne vertébrale de votre SAE.
3. Optimisez l’usage au quotidien en misant sur l’automatisation, l’intégration et le pilotage.

Et si votre SAE devenait le hub de votre transformation numérique ? En le plaçant au cœur de votre SI, vous poserez les bases d’une véritable architecture documentaire omnicanale, pivot de vos échanges avec vos parties prenantes (clients, fournisseurs, administrations…). Une vision audacieuse, mais porteuse de valeur dans un monde de plus en plus dématérialisé.