La dématérialisation des documents en entreprise désigne le passage du papier au format numérique pour de nombreux documents : factures, fiches de paie, commandes fournisseurs, etc. Loin de se résumer à une simple numérisation de tous les documents, celle-ci implique que les entreprises se dotent d’outils permettant le stockage, le partage et l’archivage de ces derniers.
Si de nombreux logiciels présentant toutes ces fonctionnalités ont vu le jour, notamment les outils de Gestion Électronique des Documents (GED), la dématérialisation n’est pas dénuée de risques pour les entreprises. Quels sont-ils, et comment s’en prémunir ? Scripters se penche sur la question.
Dématérialisation des documents : les risques pour les entreprises
La dématérialisation présente de nombreux avantages pour les entreprises : elle leur permet de gagner en productivité, grâce à des documents numériques facilement accessibles et dont la circulation est fluidifiée. La signature électronique, par exemple, permet de signer en ligne des documents, tout en attestant de la valeur juridique de la signature.
Cependant, dématérialiser les documents en entreprise comporte des risques, et il est profitable de les connaître avant de se lancer dans un processus de numérisation global. Voyons lesquels.
Les risques en matière de sécurité informatique
Avec davantage de documents numériques et de nombreuses applications ou logiciels, les entreprises offrent des prises plus larges aux attaques informatiques. Vol de données, piratage des systèmes informatiques ou encore sabotage en échange de demande de rançon sont désormais des pratiques connues des pirates informatiques.
Selon une étude OpinionWay/CESIN (Club des Experts de la Sécurité de l’Information et du Numérique), l’état des cyberattaques reste stable en 2024 par rapport aux années précédentes, avec 49 % des attaques informatiques réussies.
L’étude nous offre également un aperçu des attaques les plus fréquentes, où le phishing (technique visant à leurrer l’internaute pour lui extorquer des informations personnelles) est toujours en tête à plus de 60 %, suivi des attaques en déni de service (rendre indisponible un service pour ses usagers légitimes) et des cyberattaques opportunistes (attaque visant un maximum de victimes, sans cible précise).
Ainsi, le CESIN rappelle que 65 % des entreprises déclarent que ces attaques ont eu des répercussions sur leur activité, leur production ou leur chiffre d’affaires. Pour protéger ses données confidentielles et sensibles et son identité numérique, une entreprise doit donc trouver les outils garantissant sa sécurité numérique.
Les risques réglementaires
En France, la loi a encouragé la dématérialisation : depuis 2020, les entreprises privées travaillant avec le secteur public sont obligées de soumettre leur facture via le portail Chorus Pro et d’utiliser le paiement dématérialisé. Cette obligation va ainsi s’étendre à toutes les entreprises du secteur privé d’ici à 2027, et de nombreux services publics français ont également développé la numérisation de leurs services, rendant ainsi les démarches en ligne possibles.
Si la législation invite à la dématérialisation, celle-ci impose également le respect d’une réglementation, à laquelle les entreprises doivent se conformer. Connaître le cadre légal est alors à la charge des sociétés et de leurs dirigeants : par exemple, le respect du RGDP (Règlement Général sur la Protection des Données) pour toutes les données concernant les salariés est une obligation.
La gestion et conservation des documents est également encadrée par certaines normes : ainsi, chaque fiche de paie dématérialisée de salarié doit être conservée par l’employeur pendant au moins 5 ans. Mal connaître cette réglementation lors de l’établissement de la dématérialisation comporte ainsi le risque pour une entreprise d’être non conforme à la législation.
Les risques liés aux ressources humaines
Enfin, le dernier type de risque concerne l’instauration même de la dématérialisation au sein de l’entreprise, et la réaction des collaborateurs face à celle-ci. Le changement des processus en interne est un moment clé de la vie d’une entreprise, et les difficultés inhérentes aux ressources humaines doivent être prises en compte.
Comme la fracture numérique au sein d’un pays, la grande diversité des usages du numérique peut se faire sentir dans une entreprise. Ainsi, chaque collaborateur réagira différemment face à de nouveaux process, et pourra se montrer récalcitrant au changement, surtout s’il n’est pas à l’aise avec les outils informatiques.
Parallèlement à ce frein, ce sont également les mauvaises pratiques qui comportent des risques pour l’entreprise : des usagers mal formés aux outils ou aux documents numériques peuvent les utiliser de manière contre-productive, voire risquée. En plus de nuire à la productivité de l’entreprise, ces utilisations délétères comportent des risques en matière de sécurité numérique.
L’anticipation de ces difficultés est de mise : pour lever les points de blocage, former chaque salarié et l’accompagner dans cette transition et dans la transformation des usages est nécessaire pour toute entreprise.
Comment prévenir les risques liés à la dématérialisation ?
Connaître les risques de la dématérialisation permet de s’y préparer et donc d’anticiper les dérives. Comme pour toute instauration de nouveaux processus, intégrer la dématérialisation au sein de son entreprise est un projet à part entière, qui se prépare en amont.
Découvrez quelques conseils pour réussir cette nouvelle étape dans la numérisation.
Utiliser les bons outils
La création de logiciels dédiés à la dématérialisation et leur diffusion sur le marché ont simplifié la vie des entreprises. S’il existe de nombreuses solutions, elles ont chacune leurs spécificités, avantages comme faiblesses. Définir vos objectifs et vos exigences en amont vous permettra de choisir la solution adaptée.
En effet, si vous souhaitez avoir facilement accès à vos documents, les partager et les diffuser simplement, un logiciel complet de Gestion Électronique des Documents (GED) est ce qu’il vous faut. Si votre entreprise traite des données sensibles, et que la sécurité de votre travail est votre priorité, il faudra vous pencher vers un Système d’Archivage Électronique, ou SAE.
Vous n’avez trouvé aucune solution répondant à toutes vos attentes ? Envisagez la création d’une application ou d’un logiciel métier sur mesure : Scripters vous propose d’échanger sur votre projet pour construire une solution de dématérialisation qui vous corresponde.
Promouvoir les bonnes pratiques au sein de son entreprise
Enfin, instaurez les nouveaux processus avec tact et pédagogie au sein de votre société : les usagers de la solution de dématérialisation doivent bénéficier d’une formation pour prendre en main l’outil sereinement.
Ce sont ensuite les bonnes pratiques qui doivent être encouragées. En effet, les risques liés à la sécurité peuvent être le fait des utilisateurs en interne. Le site francenum.gouv.fr a ainsi publié un guide avec des réflexes à adopter pour se protéger des risques du numérique. Parmi ces gestes figure notamment le fait de bien choisir ses mots de passe, de sécuriser l’accès de son site internet et de protéger sa connexion.