Un plan de classement GED se définit comme un système logique permettant d’organiser les ressources documentaires, qu’elles soient papier ou numériques. Il peut s’agir d’une structure hiérarchique, thématique ou autre, dont l’objectif principal est de faciliter le repérage, l’enregistrement, le partage, la conservation, la destruction et la recherche de documents au sein de l’entreprise.
L’importance d’un plan de classement GED ne saurait être sous-estimée. En effet, il offre une vision globale de la documentation de l’entreprise, réduisant ainsi considérablement les délais de recherche et permettant une meilleure vue d’ensemble. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le plan de classement n’est pas rendu obsolète par les outils de recherche “à la Google”. Au contraire, il apporte une dimension contextuelle métier essentielle et constitue une “recherche par défaut” complémentaire, notamment pour la gestion de contenu d’entreprise.
Les 7 règles d’or d’un plan de classement GED (ISO 15489)
Pour qu’un plan de classement GED soit réellement efficace, il doit répondre à certains critères bien précis. Voici les 7 règles d’or à suivre, inspirées de la norme ISO 15489 :
- Thématique et basé sur les processus métiers :
Le plan de classement doit refléter l’activité de l’entreprise et s’articuler autour des différents processus métiers. - Cohérent pour le papier et le numérique :
Il est essentiel d’avoir une structure unique et cohérente, que les documents soient sous forme papier ou électronique. - Exhaustif et fiable :
Le plan de classement doit couvrir l’ensemble des documents de l’entreprise, sans laisser de place à l’ambiguïté (pas de rubrique “divers” par exemple). - Approuvé et appliqué par tous :
Pour être efficace, le plan de classement doit être validé par la direction et adopté par l’ensemble des collaborateurs. - Pérenne mais adaptable :
Si le plan de classement doit être stable dans le temps, il doit également pouvoir évoluer en fonction des besoins de l’entreprise. - Documents accessibles et mis à jour :
Un nommage clair et des règles de gestion précises sont indispensables pour garantir l’accessibilité et la fraîcheur des documents. - Épuré régulièrement :
Un plan de classement efficace suppose une élimination régulière des doublons et des documents obsolètes.
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Méthodologie de création et de maintenance du plan de classement
Maintenant que nous avons vu les principes fondamentaux d’un bon plan de classement GED, intéressons-nous à la méthodologie à suivre pour le créer et le maintenir dans le temps.
1. Analyse des besoins
La première étape consiste à recueillir les besoins documentaires de chaque service ou groupe d’utilisateurs. Il est en effet essentiel de ne pas imposer un plan unique à toute l’entreprise, mais bien de prendre en compte les spécificités de chaque métier.
2. Cahier des charges
Une fois les besoins identifiés, il convient de les formaliser dans un cahier des charges. Ce document doit inclure le plan de classement préliminaire, qui servira de base de travail pour la suite.
3. Structure arborescente
Le choix de la structure est une étape cruciale dans la création du plan de classement. Plusieurs options sont possibles : une structure hiérarchique (dossiers/sous-dossiers), une structure par métadonnées, ou encore une structure hybride.
Il s’agit ensuite de définir les catégories et sous-catégories qui constitueront l’ossature du plan de classement. Celles-ci peuvent être basées sur les métiers, les thèmes, les projets, les clients, etc. L’important est de créer une arborescence logique et compréhensible par tous.
4. Règles de nommage
Pour garantir une bonne lisibilité et une recherche efficace, il est indispensable d’établir des conventions claires et partagées pour nommer les documents. Ces règles doivent être simples, cohérentes et connues de tous.
5. Droits d’accès
La structure du plan de classement doit également servir de base pour définir les droits d’accès aux documents. Qui peut accéder à quoi ? Qui peut modifier tel ou tel document ? Ces questions doivent être tranchées à ce stade.
6. Intégration et automatisation
Pour faciliter l’adoption du plan de classement et limiter les erreurs, il est recommandé d’automatiser au maximum son application, notamment grâce à l’intelligence artificielle. Des alertes peuvent également être mises en place pour s’assurer du respect des règles établies.
7. VTF : Validation, test et formation
Avant de déployer le plan de classement à l’échelle de l’entreprise, il est important de le tester avec un groupe d’utilisateurs. Cette phase permettra d’identifier d’éventuels ajustements nécessaires. Une fois validé, le plan de classement doit faire l’objet d’une formation auprès de l’ensemble des collaborateurs.
8. Maintenance
Enfin, il ne faut pas oublier que le plan de classement n’est pas figé dans le marbre. Il doit être revu et mis à jour régulièrement pour s’adapter aux évolutions de l’entreprise et de son environnement.
En conclusion, le plan de classement GED est un outil stratégique pour toute entreprise soucieuse d’optimiser sa gestion documentaire. En suivant les règles d’or et la méthodologie présentées dans ce guide, vous serez en mesure de créer un plan de classement performant, alignés sur vos besoins spécifiques et pérenne dans le temps.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par Scripters pour mener à bien ce projet structurant pour votre organisation.
FAQ : Plan de classement
Comment établir un plan de classement ?
Pour établir un plan de classement, il faut analyser les besoins, créer une structure arborescente, définir des règles de nommage, gérer les droits d’accès, automatiser, tester, former et maintenir le plan dans le temps.
Quelles sont les 4 étapes de la GED ?
Les 4 étapes de la GED sont : la capture des documents, le classement selon le plan établi, le stockage de façon sécurisée et organisée, et la diffusion contrôlée aux utilisateurs.
Comment établir un plan de classification ?
Pour établir un plan de classification, il faut identifier les activités de l’entreprise, lister les documents et dossiers, définir une structure adaptée (thématique, chronologique…), créer l’arborescence et la tester.
Quel est le rôle d’un plan de classement ?
Le rôle d’un plan de classement est d’organiser logiquement les documents pour faciliter leur capture, leur stockage, recherche et partage, en reflétant l’activité de l’entreprise.
Comment établir le plan ?
Pour établir le plan de classement, il faut analyser les besoins, formaliser les règles dans un cahier des charges, créer une arborescence, définir des règles de nommage, gérer les accès puis tester et former les utilisateurs.
Quel est le type de schéma qui décrit un plan de classement ?
Le type de schéma qui décrit généralement un plan de classement est une représentation arborescente, avec des dossiers et des sous-dossiers organisés de façon hiérarchique et thématique.