En 2025, la modernisation des entreprises est en plein essor. Nombre d’entre elles réduisent le volume de documents physiques qu’elles utilisent. Certaines passent même au zéro papier. L’un des fers de lance de ce processus est la numérisation des documents, c’est-à-dire le fait de convertir un document papier en fichier numérique.
Là où le format papier impose un archivage exigeant et des coûts de stockage, l’archivage électronique a de nombreux avantages. Scripters vous propose d’entrer dans les détails de la numérisation : ses atouts, ses obligations, et les processus à mettre en place pour votre entreprise.
Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation de documents consiste à créer un fichier numérique à partir d’un document papier. C’est donc la conversion d’un objet physique en données numériques, plus faciles à gérer. En effet, il est bien plus simple d’accéder à vos archives numériques en quelques clics plutôt que de fouiller dans des tiroirs remplis de papiers : celles-ci prennent également beaucoup moins de place !
Dans une entreprise, la numérisation de documents fait partie de la démarche de dématérialisation. Le but est d’avoir accès à tous vos documents juridiques (bulletins de paie, contrats, factures, etc.) sous forme numérique.
Pourquoi numériser vos documents ?
Profiter des avantages des documents dématérialisés
Les documents numérisés présentent de nombreux atouts pour votre gestion documentaire.
- Gain de place : le stockage informatique occupe un espace réduit par rapport aux armoires remplies de fichiers ;
- Consultation facilitée : vous pouvez sans mal consulter les ressources numérisées dont vous avez besoin ;
- Fiabilité sur la durée : un fichier informatique conservé avec soin ne risque pas de se dégrader avec le temps ;
- Communication rapide : un document dématérialisé peut être envoyé par e-mail, sans souffrir des délais d’un courrier physique.
La dématérialisation peut aussi être un premier pas vers une démarche zéro papier. Cela devient un argument pour vos clients : moins de papier signifie souvent plus de simplicité !
Vous souhaitez entamer le processus de dématérialisation de vos documents, mais vous ne savez pas quelle solution mettre en place ? Parlons-en avec Scripters.
Respecter les obligations en matière de dématérialisation
La dématérialisation des documents devient non seulement pratique, mais obligatoire.
Par exemple, les entreprises se voient progressivement obligées de passer par une facturation électronique : toutes les entreprises seront tenues de recevoir les factures électroniques à compter du 1er septembre 2026 et de les émettre à compter du 1er septembre 2027. Il est donc important de prendre l’habitude de scanner et d’enregistrer tous les documents à fin d’archivage.
D’autre part, un document dématérialisé doit être une copie numérique fidèle de l’exemplaire papier pour avoir une valeur juridique. Cela signifie qu’il doit répondre à plusieurs caractéristiques :
- Être enregistré sous un format pérenne, comme le PDF ;
- Reproduire fidèlement le texte et l’image de l’original ;
- Présenter une résolution et une colorimétrie similaires à celles de l’original ;
- Intégrer une empreinte électronique dans ses métadonnées (horodatage, signature électronique, etc.) pour garantir son authenticité.
En enregistrant la copie numérique fidèle dans un système d’archivage électronique (SAE), on garantit également son intégrité dans le temps. On parle alors de copie numérique fiable.
Comment numériser vos documents ?
Afin de dématérialiser un document, il convient de se poser plusieurs questions et d’utiliser les outils adéquats. Il s’agit en effet d’un processus complexe en plusieurs étapes.
Votre projet de dématérialisation
Commencez par réfléchir à votre projet de dématérialisation.
- Quelle quantité de documents comptez-vous numériser ?
- S’agit-il de documents existants ou uniquement des futurs documents de gestion de votre entreprise ?
- Voulez-vous pouvoir éditer les fichiers ainsi créés ?
Selon la taille de votre entreprise et le volume de documents, le travail requis peut varier. Réfléchir à ces questions vous aidera à choisir les bons outils.
Les outils de la numérisation
La méthode la plus simple pour numériser un document consiste à utiliser un scanner. Cela vous permet de prendre une image de votre document et de le convertir par exemple en fichier PDF.
Il existe différents types de scanners : certains scanners sont intégrés à une imprimante, d’autres s’utilisent à la main, d’autres encore sont prévus pour un usage spécifique (numérisation de livres par exemple).
Si vous avez de nombreuses numérisations à effectuer, un scanner ADF est une bonne option. Pourvu d’un chargeur automatique de documents, il est prévu pour les grands volumes de documents. Cela vous permettra de numériser plusieurs pages à la fois et donc d’accélérer la conversion des données.
Si vous désirez enregistrer vos documents au format texte, notamment pour les éditer plus tard, penchez-vous sur un logiciel OCR (Optical Character Recognition). Ces outils reconnaissent les caractères et les convertissent directement en texte. Vous pourrez alors modifier à loisir le document.
Le processus de numérisation
Suivez les quelques étapes ci-dessous pour bien numériser vos documents !
Commencez par vous préparer :
- Faites l’inventaire des documents que vous voulez numériser : munissez-vous de tous les papiers concernés, classés selon l’ordre de numérisation ;
- Assurez-vous qu’ils soient lisibles : ils ne doivent pas être froissés ou pliés, ni avoir d’impureté qui pourrait nuire à la qualité de la numérisation.
Passez ensuite au processus de numérisation proprement dit :
- Configurez les paramètres de votre scanner : choisissez la résolution et le format (PDF, JPEG, etc.) du document ;
- Positionnez vos documents : selon votre scanner, cela peut être sur la surface de scan, sur la vitre du scanner, ou dans le chargeur de documents par exemple. Assurez-vous qu’ils soient bien alignés ;
- Lancez la numérisation : appuyez sur le bouton de numérisation directement sur le scanner ou sur votre logiciel.
Enfin, il ne vous reste plus qu’à enregistrer le document numérisé ! Si vous avez bien effectué la numérisation, vous disposez maintenant d’une copie numérique fidèle du document. Si vous l’enregistrez dans un SAE, il s’agit même d’une copie numérique fiable.
Vous êtes maintenant fin prêt à réaliser la numérisation de tous vos documents !