Dans un contexte où les données sont devenues l’or noir de l’économie, leur conservation sur le long terme est un enjeu stratégique pour les entreprises. Mais comment assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de ces informations essentielles ? L’hébergement d’archivage apparaît comme une réponse pertinente à ces défis. Zoom sur cette brique clé d’une politique de gouvernance durable des données.
Définition de l’hébergement d’archivage
L’hébergement d’archivage consiste à externaliser le stockage et la gestion de ses données auprès d’un prestataire spécialisé, dans une optique de conservation numérique et pérenne. Contrairement à la sauvegarde ou au backup qui répondent à des besoins de continuité d’activité, l’archivage s’inscrit dans le temps long.
Son objectif : préserver l’intégrité et la valeur probante des informations sur plusieurs années, voire plusieurs décennies.
Concrètement, l’hébergeur met à disposition de ses clients une infrastructure sécurisée (datacenters, serveurs, baies de stockage…) et des services associés (supervision, maintenance, support…) pour accueillir leurs données numériques. Il s’engage contractuellement sur des niveaux de service en termes de disponibilité, d’intégrité et de traçabilité des informations hébergées. Une véritable garantie pour les entreprises qui souhaitent se prémunir contre les risques de perte, d’altération ou d’indisponibilité de leurs archives numériques.
Avantages de l’hébergement d’archivage
Externaliser l’hébergement de ses archives numériques présente de nombreux bénéfices :
Sécurité renforcée :
Les datacenters des hébergeurs sont conçus pour offrir le plus haut niveau de protection contre les risques physiques (incendie, inondation, intrusion…) et logiques (cyberattaques, virus, corruptions de données…). Alimentation électrique redondante, contrôle d’accès strict, chiffrement des données, sauvegardes régulières… Autant de mesures pour garantir la sécurité et l’intégrité des archives.
Conformité réglementaire :
Les hébergeurs sont rompus aux exigences légales en matière de conservation des données (durée, confidentialité, traçabilité…). Qu’il s’agisse du RGPD, des normes sectorielles (santé, finance…) ou des contraintes de l’archivage électronique (NF Z42-013, ISO 14641…), ils accompagnent leurs clients dans leur mise en conformité. Un atout précieux à l’heure du renforcement des contrôles.
Maîtrise des coûts :
Avec l’hébergement, exit les lourds investissements dans des infrastructures de stockage dédiées et des compétences pointues en interne. Le modèle économique des hébergeurs, basé sur des loyers récurrents et ajustables en fonction des volumes, permet de variabiliser les coûts. De quoi rationaliser le budget alloué à l’archivage, sans négliger la qualité de service.
Accessibilité optimale :
Grâce aux technologies cloud et aux portails web, les archives hébergées sont accessibles à tout moment et depuis n’importe où, y compris en mobilité. De quoi fluidifier les usages, faciliter le travail collaboratif et accélérer les recherches documentaires. Certains hébergeurs proposent même des API pour interconnecter les archives avec les applications métiers.
Évolutivité à la demande :
Autre avantage clé de l’hébergement, la possibilité de faire évoluer à la hausse comme à la baisse les capacités de stockage et de traitement allouées. Un must pour absorber les pics d’activité ou accompagner la croissance de l’entreprise, sans se soucier de la scalabilité de l’infrastructure.
Types d’hébergement d’archivage
Hébergement sur site
Dans ce modèle traditionnel, l’entreprise conserve ses archives numériques dans ses propres locaux, sur des serveurs dédiés. Elle maîtrise ainsi de bout en bout son infrastructure de stockage, mais doit en contrepartie gérer elle-même tous les aspects matériels, logiciels et humains de l’archivage. Une approche chronophage et coûteuse, qui tend à s’effacer au profit de modèles externalisés.
Hébergement cloud
Tendance forte ces dernières années, le cloud computing a révolutionné la façon de stocker et d’accéder à l’information. Avec un hébergement cloud, les archives sont confiées à un prestataire externe qui met à disposition une infrastructure mutualisée, accessible à distance via une simple connexion Internet. Paiement à l’usage, mise à jour transparente, services à valeur ajoutée… ses atouts séduisent de plus en plus d’entreprises, même si des questions de cyber sécurité et de localisation des données subsistent.
Hébergement hybride
Entre le tout-local et le full-cloud, l’hébergement hybride propose une troisième voie pragmatique. Il consiste à combiner un stockage sur site pour les données les plus sensibles ou les plus utilisées avec un stockage externalisé pour les archives froides ou secondaires, éventuellement dans un cloud privé dédié. Le meilleur des deux mondes pour concilier sécurité, souveraineté et flexibilité.
Critères pour choisir un hébergement d’archivage
Face à la multiplication des offres d’hébergement, comment opérer le bon choix ? Voici 5 critères clés pour évaluer les solutions du marché.
Besoins en stockage
Premier indicateur à regarder : le volume de données à archiver, aujourd’hui et dans les 3 à 5 ans à venir. Cet ordre de grandeur est essentiel pour dimensionner correctement les capacités de stockage et opter pour un hébergement évolutif. Attention à bien prendre en compte la croissance des données, mais aussi leur historisation sur la durée : certaines archives devront être conservées plusieurs dizaines d’années.
Budget disponible
Quel budget l’entreprise est-elle prête à consacrer à son archivage électronique ? Répondre à cette question permet de comparer efficacement les différents modèles tarifaires : Capex (investissement initial) vs Opex (abonnement), facturation au volume, au nombre d’utilisateurs ou encore à la fonctionnalité… Les écarts peuvent être significatifs, d’où l’importance d’une analyse fine pour éviter les mauvaises surprises.
Sécurité et conformité
Enjeu majeur de l’archivage, la sécurité doit être passée au crible dans le choix de la solution d’hébergement. Disponibilité des datacenters (Tiers III ou IV), chiffrement des données (en transit et au repos), certifications (ISO 27001, HDS, SecNumCloud…) sont autant de points à valider, en fonction du niveau de criticité des archives. La conformité réglementaire de l’hébergeur (RGPD, codes sectoriels…) est un autre incontournable, à tracer dans les clauses contractuelles.
Facilité d’utilisation
Pour qu’elle soit pleinement adoptée, la solution d’archivage doit être simple à prendre en main pour les utilisateurs finaux, qu’il s’agisse d’alimenter le fonds documentaire ou de rechercher une information. Workflows documentaire ou de versement, outils d’indexation et de recherche, gestion des droits, reporting… sont autant de fonctionnalités à évaluer dans l’optique d’une expérience optimale. Objectif : fluidifier l’usage des archives pour valoriser in fine ce capital informationnel.
Support technique
Dernier point, et non des moindres : la qualité de service de l’hébergeur. Au-delà des engagements sur la disponibilité et la performance de la solution, il est essentiel de vérifier la réactivité du support technique en cas de problème : numéro dédié, équipe joignable 24/7, GTR, délai de rétablissement… Les enjeux de continuité de service sont trop importants pour s’accommoder d’un accompagnement distant ou à éclipses. Dans la même logique, la capacité de l’hébergeur à faire évoluer la plateforme en fonction des besoins (montée de version, développements spécifiques…) est un bon indicateur sur le long terme.
Solutions d’hébergement d’archivage disponibles
Généralistes ou dédiées, en mode cloud ou on-premise, les offres d’hébergement à valeur d’archive probante ne manquent pas sur le marché français. Parmi les coffre-fort numérique les plus connues, on peut citer :
- Les solutions de tiers-archiveurs comme Xelians Athento, Spark Archives ou Everial, qui proposent des prestations d’hébergement sécurisé avec des services à valeur ajoutée (collecte, classification, indexation…).
- Les offres cloud de pure players comme Ikoula, OVH ou 3DS Outscale, qui misent sur la flexibilité et la scalabilité de leur infrastructure pour démocratiser l’archivage en ligne.
- Les plateformes de niche comme Oodrive, Docapost Fast ou Arkhineo, qui se positionnent sur l’archivage électronique à valeur probante, avec des certifications ad hoc.
- Les solutions internationales comme Picturae, spécialiste néerlandais de l’hébergement d’archives visuelles, ou Preservica, expert britannique de la préservation numérique.
- Les offres souveraines comme S3 de Thales pour le secteur de la défense, ou encore la plateforme France Archives du SIAF pour les organismes publics.
Un panorama riche et varié, à explorer en fonction de ses priorités : souveraineté, sécurité, évolutivité, budget…
Coûts associés à l’hébergement d’archivage
Difficile de donner un prix unique pour l’hébergement d’archivage, tant les paramètres sont variables d’une organisation à l’autre (volumétrie, niveau de service, fonctionnalités, prestations associées…). Quelques grandes tendances se dégagent néanmoins :
- Le modèle economique dominant est celui de l’abonnement mensuel ou annuel, avec une facturation qui s’adapte aux fluctuations des volumes archivés. Comptez en moyenne entre 100€ et 1000€/To/an pour un hébergement cloud simple.
- La facturation complémentaire des flux entrants/sortants (en fonction du volume de données échangées avec la plateforme) reste marginale : de plus en plus d’acteurs proposent des forfaits illimités pour simplifier la lisibilité des coûts.
- Aux coûts d’hébergement pur s’ajoutent souvent des frais de mise en œuvre (paramétrage, migration, formation…), ainsi que des abonnements à des services optionnels (sauvegarde, chiffrement, front-end…). Des montants qu’il faut intégrer au business plan global.
- Pour une offre packagée incluant l’hébergement et des services de tiers-archivage (numérisation, indexation, SAE…), le ticket d’entrée sera plus élevé, de l’ordre de 500€ à 1000€/mois. Mais le retour sur investissement peut être rapide, grâce aux gains de temps et de productivité générés.
Questions fréquentes sur l’hébergement d’archivage
Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées sur l’hébergement d’archivage électronique :
Quelles sont les différences entre archivage et sauvegarde ? Si sauvegarde et archivage ont en commun de stocker des données sur le long terme, leurs finalités divergent. La sauvegarde sert à restaurer un environnement de travail suite à un incident, quand l’archivage vise à conserver de manière intègre et pérenne des informations à valeur probante. D’où des exigences accrues en termes d’horodatage, d’indexation, de traçabilité ou encore de migration des formats pour les archives électroniques.
Est-il possible d’héberger des archives publiques dans le cloud ? Depuis la loi République Numérique de 2016 et le décret du 5 mars 2021 sur l’hébergement des données publiques, rien n’interdit d’externaliser les archives publiques courantes et intermédiaires dans le cloud, à condition de recourir à un opérateur agréé “Cloud au service de l’État” ou à un prestataire qualifié SecNumCloud par l’ANSSI. En revanche, pour les archives historiques ou définitives, l’hébergement doit être assuré par un service public d’archives (SIAF).
Comment garantir la réversibilité d’un hébergement d’archivage ? Parce qu’un contrat d’hébergement n’est pas éternel, il est crucial d’anticiper les conditions de réversibilité de la prestation. Format des données restituées, délais de récupération, accompagnement à la migration… doivent être gravés dans le marbre pour éviter tout enfermement propriétaire. Les API ouvertes sont également un bon levier pour fluidifier le rapatriement ou le transfert inter-plateformes des archives.
Quelles sont les certifications propres à l’hébergement d’archivage ? Plusieurs normes et labels encadrent le marché de l’hébergement, avec à la clé des exigences graduées en termes de sécurité, de traçabilité et d’intégrité. On peut notamment citer la norme ISO 27001 sur la sécurité des systèmes d’information, la norme ISO 14641 sur l’archivage électronique ou encore la certification française NF 461 pour l’hébergement en tiers-archivage. Côté cloud, le label SecNumCloud de l’ANSSI tend à s’imposer comme la référence pour qualifier les prestataires de confiance.
Quelle est la durée optimale d’un contrat d’hébergement d’archivage ? Compte tenu des enjeux de préservation à long terme des archives électroniques, il est préférable d’encadrer la relation avec l’hébergeur dans un contrat pluriannuel. Une durée de 3 à 5 ans constitue un bon compromis entre stabilité et flexibilité, avec des clauses de révision périodique pour ajuster les volumétries et les niveaux de service. Au-delà, l’évolutivité fonctionnelle et technique doit primer pour suivre la courbe de croissance des besoins d’archivage.
In fine, l’hébergement s’affirme comme le socle d’une stratégie d’archivage électronique performante et pérenne. En s’appuyant sur des tiers de confiance pour stocker et sécuriser leurs données, les organisations se donnent les moyens de capitaliser sur leur patrimoine informationnel, à l’abri des aléas technologiques et réglementaires. Pour autant, la migration vers ce modèle externalisé ne s’improvise pas : elle doit s’inscrire dans une trajectoire maîtrisée, en phase avec les enjeux métiers et la politique globale de gouvernance des données. Définition des besoins et des responsabilités, comparaison des offres, contractualisation… La démarche requiert du temps et de l’expertise à toutes les étapes du projet. Toutefois, l’investissement en vaut la chandelle, car il en va in fine de la capacité de l’entreprise à préserver, sécuriser et exploiter efficacement ses données archivées. Un bon hébergement d’archivage garantit la conformité réglementaire, la protection contre la perte d’informations et une accessibilité maîtrisée des documents stratégiques.