La gestion des connaissances, également désignée sous son nom anglais knowledge management, est un élément indispensable de toute entreprise. La connaissance fait partie des ressources d’une organisation, au même titre que ses employés ou son capital, et il convient donc de bien l’exploiter.
Les entreprises désireuses d’améliorer la performance de leurs collaborateurs ne peuvent négliger la gestion des connaissances. Elles doivent adapter leurs pratiques et leurs processus pour favoriser le knowledge management au sein de l’organisation. Mais par où commencer ?
Entre types de connaissances, outils de knowledge management et méthodes à mettre en place, le sujet est vaste. Comment gérer toutes les données de votre organisation ? Quelle stratégie employer pour assurer la bonne transmission des informations ? Scripters vous en dit plus !
La gestion des connaissances : définition
Dans une entreprise, la gestion des connaissances consiste à rassembler et à partager tous les savoirs qui se rapportent à son activité. C’est une stratégie qui vise à améliorer la rétention et la diffusion de l’information afin d’optimiser la collaboration entre les employés.
Chacun de vos collaborateurs a ses propres connaissances et sa propre expérience. Une bonne gestion des connaissances vise donc à en tirer parti.
On distingue généralement trois types de connaissances :
- Les connaissances tacites : ce type de connaissance est difficile à codifier et donc à transmettre, car elles sont acquises par l’intuition et l’expérience personnelle. On peut citer par exemple les compétences de communication et d’empathie ;
- Les connaissances implicites : souvent acquises par la pratique et l’observation, elles désignent les compétences liées aux processus concrets et les savoir-faire qui résultent de l’expérience ou de l’habitude ;
- Les connaissances explicites : ce type de connaissance est le plus facile à documenter et à transmettre par l’apprentissage. Les bases de données, articles et manuels d’instructions contiennent des connaissances explicites, des informations factuelles sur le fonctionnement de l’entreprise.
L’importance de la gestion des connaissances : les avantages
La gestion des connaissances est un processus incontournable pour toute entreprise de taille intermédiaire à importante. Elle vous permet d’optimiser les compétences de vos employés et de les mettre à profit pour atteindre vos objectifs. Découvrez ses avantages.
L’efficacité des processus
Le principe est simple : plus un employé a d’informations, meilleur est son travail. Une bonne gestion des connaissances vous assure que votre équipe dispose de tous les outils nécessaires pour atteindre ses objectifs.
De plus, renforcer les connaissances de vos équipes conduisent à un workflow plus fluide. Si vos employés savent exactement ce qu’ils ont à faire à chaque niveau du processus, vous gagnerez en temps et en productivité.
La formation dans les entreprises
Lorsque de nouveaux employés rejoignent votre équipe, il est important de les former. Les savoirs accumulés et distribués par l’entreprise vous seront alors d’une aide précieuse. L’accès aux documents et aux données de l’organisation accélère l’onboarding des nouvelles recrues.
C’est également valable dans une démarche de formation continue. La mise en place d’une gestion des connaissances solide permet à vos employés de continuer à se former pendant leur travail. Vous pourrez ainsi disposer d’une main-d’œuvre plus compétente sur le long terme.
La compétitivité et l’attrait pour les clients
Des collaborateurs performants sont des collaborateurs compétitifs. Une gestion des connaissances efficace vous donnera un avantage de poids face aux organisations concurrentes qui auraient négligé cet aspect.
Un client qui a affaire à une équipe performante est rassuré, ce qui l’encourage à faire de nouveau appel à vos services. La gestion des connaissances a donc une conséquence directe sur la compétitivité de votre entreprise. Après tout, fidéliser vos clients est un impératif absolu !
Les systèmes et outils de gestion des connaissances
Quelles pratiques adopter pour les organisations qui voudraient améliorer leur gestion des connaissances ? Il existe de nombreux systèmes à mettre en place, dont voici quelques exemples !
La base de connaissances
Une base de connaissances est un système d’information qui permet de rassembler les connaissances de l’entreprise. Elle offre de nombreuses ressources où chacun peut puiser les données dont il a besoin.
Cette base de connaissances peut prendre diverses formes, mais consiste généralement en un système qui compile tous les documents et informations utiles à l’apprentissage.
Constituer votre base de connaissances demande un travail de recherche, mais les bénéfices sont nombreux. En plus de la gestion des connaissances, cet outil vous sera utile pour le service client et pour la formation.
La gestion de contenu d’entreprise
Pour assurer une bonne gestion des connaissances dans votre organisation, vous devrez aussi pratiquer la gestion de contenu d’entreprise (ou ECM pour Enterprise Content Management).
Les pratiques d’ECM consistent à numériser, stocker et distribuer les documents de l’entreprise. Ces données permettent de constituer la base de connaissances citée plus haut et de les transmettre à vos collaborateurs.
La culture du partage de connaissances
Une grande partie de la transmission de savoir se fait de personne à personne. En observant les employés qui ont plus d’expérience, il est possible d’acquérir des connaissances implicites et explicites, voire développer ses connaissances tacites.
Ce système d’apprentissage a l’avantage de favoriser la collaboration au sein d’une équipe de manière organique. L’aspect humain est donc l’une des clés du processus de gestion des connaissances !
Entretenez une culture qui valorise la connaissance au sein de votre entreprise. Ainsi, vos employés seront encouragés à poursuivre un projet de formation. C’est un cercle vertueux : un employé compétent ajoute à votre capital de savoirs !
Créer des outils de gestion des connaissances
En fonction de vos besoins, vous voudrez peut-être développer des applications métiers adaptées à votre organisation. Le développement low code est une solution potentielle : c’est une méthode qui permet le développement d’outils logiciels sans nécessiter de connaissance approfondie du codage.
Cette solution a de grands avantages. Elle facilite la transmission des savoirs dans votre entreprise en donnant à vos employés les clés nécessaires pour prendre en main la gestion des connaissances.
Si vous avez un projet plus ambitieux, essayez la solution Scripters ! Nos équipes expérimentées peuvent prendre en charge tous vos besoins en applications métiers.
Qu’il s’agisse de renforcer votre gestion de contenu d’entreprise ou de créer une base de connaissances, n’hésitez pas à nous contacter !