Selon Statista, 60 % des Français sont partis en vacances au cours de l’année 2023. Avec 5 semaines minimum de congés payés par an, les salariés français ont cette opportunité : cela fait même partie du droit du travail, que tout employeur doit respecter.
Ainsi, la gestion des congés des salariés est un des processus primordiaux d’une entreprise. Dans les grands groupes, les PME, ou les start-ups, l’équipe des Ressources Humaines doit anticiper la question des congés et trouver une organisation qui assure à la fois la satisfaction des employés et la continuité de l’activité de l’entreprise.
Mais comment faire ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place, et quels logiciels peuvent aujourd’hui venir en aide aux équipes RH ? Scripters fait le tour de la question.
H2 Qu’est-ce que la gestion des congés ?
H3 Définition et différents types de congés
Absences prévues et encadrées par le droit du travail, les congés payés des salariés doivent être gérés par le dirigeant de l’entreprise. Il s’agit de traiter les demandes de congé des différents collaborateurs, en définissant un processus connu de tous et en tenant les comptes des jours pris ou restant à prendre par le personnel.
De manière générale, les salariés doivent faire la demande d’absence auprès de la hiérarchie : celle-ci l’étudie et donne son accord ou son désaccord par voie écrite. Ces tâches peuvent être le fait du dirigeant de l’entreprise, d’un manager, ou encore de la Direction des Ressources Humaines (DRH).
Il convient également de distinguer différents types de congé :
- les congés payés, prévus par la loi et la convention collective ;
- le congé sans solde, où le salarié n’est pas rémunéré ;
- le congé exceptionnel : il est généralement prévu par la convention collective, dans le cas d’événements personnels ou familiaux ou d’accidents de la vie (mariages, naissance, décès, congé sabbatique, etc.) ;
- l’arrêt de travail, ou arrêt maladie ;
- les RTT, ou Réductions de Temps de Travail : ce sont les heures de récupération lorsque les collaborateurs travaillent plus de 35 heures par semaine.
H3 Rappel du droit, pour le salarié et l’employeur
Les congés payés d’un salarié sont encadrés par la loi et par le droit du travail. Ainsi, les congés payés doivent être pris par les salariés, et l’employeur doit veiller au respect de ce droit.
La période de calcul des congés payés s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Selon la convention collective, les collaborateurs accumulent :
- soit 2,5 jours ouvrables (c’est-à-dire du lundi au samedi) de congés par mois, équivalents à 30 jours par an (5 semaines de 6 jours) ;
- soit 2,08 jours ouvrés (c’est-à-dire du lundi au vendredi) de congés par mois, équivalents à 25 jours par an (5 semaines de 5 jours).
De plus, le salarié doit poser au moins 12 jours consécutifs dans la période comprise entre le 1er mai et le 21 octobre.
Si les congés ne sont pas posés pendant la période annuelle, ils sont normalement perdus, sauf accord avec l’entreprise. Un jour férié n’est pas décompté comme jour de congé.
Le salarié a l’interdiction de travailler pendant ses congés.
À la fin d’un contrat de travail (CDI, CDD ou alternance), le salarié n’ayant pas pris l’ensemble de ses congés doit recevoir la rémunération pour ces derniers. Celle-ci apparaît sur sa fiche de paie.
Enfin, l’employeur peut imposer des jours de congés à ses collaborateurs (une semaine à Noël, par exemple) : dans ce cas, il est tenu de les prévenir au moins 2 mois à l’avance.
H3 Les objectifs d’une bonne gestion des congés
Garantir le respect des droits de vos salariés tout en assurant la continuité de l’activité et des tâches de votre entreprise est l’objectif principal de la gestion des congés. Si celle-ci est bien menée, elle permet notamment de :
- Fluidifier le processus de demandes des congés et de gestion des absences ;
- Offrir une meilleure visibilité des salariés leurs propres congés (dont leur solde, aussi affiché sur leur fiche de paie) et une transparence pour l’ensemble des collaborateurs ;
- Garantir la satisfaction et le repos des salariés ;
- Assurer la bonne continuité des activités ;
- Éviter les mésententes, les malentendus et les erreurs, dans les décomptes de congés comme dans le planning de l’entreprise.
Comme le suivi de recrutement ou le suivi de formation, la gestion des congés est donc primordiale pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Comme pour toute prise de décision, la mise en place de règles s’impose. Mais comment faire au mieux ? Scripters vous livre ses conseils.
H2 Comment assurer une bonne gestion des congés dans son entreprise ?
H3 Mettre en place des règles et de bonnes pratiques
Éviter les tensions et garantir l’épanouissement de vos salariés, le tout en assurant la réussite de l’activité de votre entreprise, là est tout l’enjeu de la gestion des congés ! Pour cela, tous les managers devraient respecter ces trois principes :
- transparence ;
- anticipation ;
- communication.
Pour cela, mettez en place quelques règles, et établissez clairement les processus de demande de congés au sein de votre équipe, collaborateurs et managers. Tout doit être clair et transparent pour chacun ! Ainsi :
- Veillez à ce que vos salariés comprennent le calcul de leurs congés, connaissent la période de prise de congés et leur solde (renvoyez-les au besoin à leur fiche de paie) ;
- Assurez-vous que le processus de demande de congés soit connu de tous : est-ce par envoi individuel de mail, via un logiciel ? Faites respecter une démarche unique ;
- Anticipez les périodes de congés, et prévoyez-vous un temps de réflexion et d’organisation avant de les valider. Pour cela, exigez un certain délai de la part de vos collaborateurs, par exemple avec une demande un mois avant toute absence ;
- Lors de litige entre des salariés, c’est le manager ou le dirigeant qui fixe l’ordre des départs en congés. Pour trouver une solution, il doit s’appuyer sur la convention collective, l’accord d’entreprise, ou sur certains critères (situation personnelle, ancienneté du salarié, etc.).
H3 S’aider d’outils : les logiciels de ressources humaines (SIRH)
Enfin, des outils existent pour fluidifier la gestion des congés. Il s’agit notamment du logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) et autres outils informatiques de gestion.
Naturellement, un tableur Excel est le premier des outils à mettre en place lorsque l’on est une PME ou une TPE. Son utilisation permet d’avoir une visibilité sur les absences et les présences de chaque salarié. Cependant, Excel connaît certaines limites, notamment son manque d’ergonomie à partir d’un certain nombre de collaborateurs et donc de données.
Ainsi, les logiciels SIRH ou de gestion des congés viennent assister les managers grâce à de nombreuses fonctionnalités. Ces logiciels sont par exemple Payfit, Factorial ou Silaé. Ainsi, Payfit présente notamment la possibilité de faire la demande et de valider des congés en quelques clics, et de suivre aisément son solde de congés. D’autres fonctionnalités RH sont aussi disponibles, comme la gestion des fiches de paie dématérialisées.
N’hésitez pas à tester l’une ou l’autre solution pour trouver la plus adaptée à votre entreprise ! Vous ne trouvez pas de logiciel adapté à vos contraintes ? Contactez Scripters pour un développement de logiciel RH sur mesure.