En 2022, 140 millions de factures électroniques avaient déjà été échangées via le portail Chorus Pro, le portail de réception des factures du domaine public. Rendue obligatoire dès 2020 pour les appels d’offres publics, la dématérialisation des factures poursuit son avancée, puisqu’elle sera obligatoire pour toutes les entreprises en 2027.
Engager sa société dans la voie de la transformation numérique et digitale et intégrer la dématérialisation de tous les documents est le défi des entreprises françaises pour les années à venir. Pour les y aider, les logiciels de GED, la Gestion Électronique des Documents, sont de puissants alliés.
Vous souhaitez doter votre entreprise d’un outil GED mais vous ne savez pas lequel choisir ? Scripters vous présente 5 logiciels populaires du marché pour vous donner un exemple et vous aider à faire votre choix.
Une GED, c’est quoi ?
Un logiciel GED, pour Gestion Électronique des Documents, est un outil documentaire qui vise à récolter, classer et traiter tous les documents sous format numérique. Au sein d’une organisation, son objectif est triple :
- Rassembler tous les documents de l’entreprise, éliminer les doublons et les organiser grâce à un système de classement efficace ;
- Les mettre à disposition des utilisateurs, de manière à ce qu’ils soient facilement retrouvés et consultés ;
- Veiller à leur sécurité, en gérant notamment les droits d’accès et en protégeant les données, grâce à un stockage et à un archivage cryptés.
Tous les documents d’une entreprise sont donc concernés (facture clients, facture fournisseurs, fiche de paie, documents de travail, etc.) : à ce titre, la GED participe grandement à la transformation numérique et digitale des entreprises.
Que ce soit pour vos factures dématérialisées ou pour faciliter la recherche des documents de travail de vos collaborateurs, vous souhaitez procéder à l’implantation d’une GED au sein de votre organisation ? Scripters vous présente quelques leaders du marché : découvrez leurs avantages et leurs fonctionnalités principales, ainsi que leur public cible.
Attention : chaque entreprise ayant des besoins différents, il se peut qu’un logiciel GED, aussi complet et fonctionnel soit-il, ne vous convienne pas. Lors de ce projet, prenez en considération vos objectifs, par exemple en réalisant un cahier des charges, pour cadrer votre recherche.
Selon votre secteur, une solution de GED peut ne pas suffire, en n’étant pas apte à répondre à vos exigences. Pourquoi ne pas vous tourner vers une application métier qui vous soit propre ? Scripters accompagne votre entreprise dans une solution sur mesure. Notre métier ? Faire avancer le vôtre !
Exemples de solutions GED : 5 logiciels populaires
Voici un classement de 5 logiciels de GED : populaires et efficaces, ceux-ci ont fait leurs preuves. Si aucun d’entre eux ne propose de version gratuite, des essais sont parfois possibles gratuitement. Fonctionnalités, avantages et inconvénients : voici les informations principales à leur sujet.
Zeendoc : le logiciel français de GED
Solution SaaS française, Zeendoc s’est imposée comme un logiciel de gestion documentaire efficace, notamment pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises). En effet, sa plateforme est intuitive et simplifie le travail de recherche d’un document, grâce à des fonctionnalités de classement optimales (recherche intelligente notamment).
Zeendoc peut donc fluidifier les processus de travail et faire gagner en productivité votre entreprise : tous les documents, quel que soit leur format, sont facilement accessibles, et ce sur différents appareils. Le partage est favorisé, tout en veillant à la sécurité des données et du contenu de chaque document.
Son prix est également abordable, et adapté aux PME. Un inconvénient ? L’outil est limité pour les entreprises de plus de 250 collaborateurs, et il n’est pas possible de faire un essai gratuit.
DocuWare : une solution complète et personnalisable
Utilisée dans plus de 100 pays et dans 25 langues, DocuWare est une solution de gestion électronique adaptée à toutes sortes d’entreprises. Avec une place importante donnée à l’intelligence artificielle, cette GED mise sur la recherche intelligente et l’automatisation des workflows.
Ses fonctionnalités avancées ne négligent pas la sécurité, puisqu’elle répond aux normes ISO 9001 et ISO27001, et dispose d’un coffre-fort électronique certifié NF203 CCFN.
Le bémol de l’un des outils les plus courants sur le marché est peut-être son prix : il risque d’être élevé pour des petites entreprises, des PME aux ETI.
Microsoft SharePoint : l’outil de Microsoft
SharePoint est un logiciel collaboratif de gestion de contenu pour entreprise. À proprement parler, il ne s’agit pas exactement d’une GED, mais ses fonctionnalités de traitement, de partage et d’archivage électronique des documents et de tout type de fichiers peuvent s’y apparenter. Pourquoi cette solution a-t-elle sa place dans ce classement ?
Tout simplement parce que SharePoint présente des fonctionnalités intéressantes pour la gestion des documents.
Parmi elles, on compte la co-édition, facilitant un projet entre plusieurs collaborateurs, la recherche avancée grâce à des filtres simples d’utilisation, ainsi que la gestion des droits d’accès. Chaque document est aisément retrouvé, et ce dans sa dernière version. De plus, son intégration aisée à d’autres systèmes, notamment les applications de Microsoft 365, est intéressante.
Cependant, son utilisation en tant que GED peut parfois être limitée. De plus, son prix est élevé, et sa prise en main peut s’avérer complexe.
Open Bee : le logiciel open source flexible
Open Bee est un logiciel open source : son atout principal est donc sa grande flexibilité et les processus de personnalisation qu’il inclut.
Quels que soient votre secteur, vos services ou vos besoins, Open Bee s’adapte facilement à votre activité. La gestion des tâches et de chaque projet est simplifiée grâce à un espace de travail collaboratif, à une gestion documentaire efficace et à une capacité de stockage élevée.
Parce qu’il permet d’analyser et de traiter l’information en temps réel, le logiciel permet des gains de productivité. Il est particulièrement adapté aux métiers administratifs, RH, de finance-gestion ou de comptabilité : le traitement d’une fiche de paie dématérialisée est ainsi simplifié.
Oodrive : la sécurité des données avant tout
Créé en 2020, Oodrive est également un logiciel de gestion documentaire français. Pour contrer les risques de la dématérialisation, à savoir le piratage des données et la circulation d’informations confidentielles, Oodrive est une solution de taille. Ce logiciel de GED a fait de la sécurité de son contenu l’un de ses atouts et avantages : il est ainsi qualifié SecNumCloud par l’ANSSI, Agence nationale pour la sécurité des systèmes d’information.
Il est donc recommandé pour des entreprises aux données sensibles. En plus d’un partage de fichiers sécurisé (Oodrive work), ses fonctionnalités incluent la signature électronique (sign), la dématérialisation des réunions (meet), le stockage sécurisé et l’archivage des données (save).