Au 1er septembre 2027, toutes les entreprises, des grands groupes aux micro-entreprises, seront dans l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique. La dématérialisation des documents dans le monde du travail, déjà fortement ancrée, s’accélère : au besoin d’être réactif et de rester compétitif, s’ajoute à présent la nécessité de se conformer à la loi.
Cette dématérialisation des documents ne va pas sans un certain nombre de défis : pouvoir classer, partager et retrouver facilement les documents et fichiers numériques est nécessaire pour rester productif. Ainsi, de nombreuses entreprises se dotent aujourd’hui de solutions de Gestion Électronique des Documents, ou GED. De quoi s’agit-il exactement et quels sont les avantages ?
La Gestion Électronique des Documents, c’est quoi ?
GED : Définition
On appelle Gestion Électronique des Documents (GED) un système informatique de classement et d’organisation des documents numériques. Ce nom désigne donc à la fois le processus de gestion, mais surtout les outils logiciels qui permettent d’y parvenir.
- En tant que processus, la GED cherche à optimiser l’organisation des documents internes à une entreprise, ainsi que leur circulation et leurs flux. La circulation des données au cours des processus métier est aujourd’hui si importante qu’il n’est pas rare de perdre du temps à retrouver un document parmi la somme globale ;
- En tant que solution informatique, une GED cherche à simplifier ce travail à ses utilisateurs.
Mais quelles sont les tâches que prend en charge une GED ?
Fonctionnalités de la GED
Une GED classe, organise et rend disponible les documents de façon logique et sécurisée, et ce tout au long de leur cycle de vie. Tous les formats de documents que comptent une organisation et ses services sont concernés : fichier de traitement de texte, PDF, photo ou vidéo, PowerPoint, etc.
Ainsi, les fonctionnalités principales d’une GED sont les suivantes :
- Capture du document : création d’un document numérique ou numérisation d’un document papier existant, notamment à l’aide d’un logiciel OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) ;
- Traitement : classement, référencement et indexation des documents (l’indexation s’appuie sur le contenu des documents, en utilisant des mots-clés et des méta-données) ;
- Partage : gestion des droits d’accès, système et modalités de diffusion (par mail, via l’intranet, sur une plateforme spécialisée, etc.) ;
- Stockage et archivage : conservation d’un certain nombre de documents. Cependant, la GED sert surtout à leur mise à disposition des utilisateurs : pour un réel archivage sécurisé, on se tournera vers une solution SAE (Système d’Archivage Électronique).
Enfin, les circuits de validation (workflow) sont désormais intégrés dans la plupart des solutions de Gestion Électronique des Documents : cette fonctionnalité permet de faire circuler le document et de le valider à chaque étape, par l’ensemble des collaborateurs.
Cependant, selon votre secteur et vos processus métier, les fonctionnalités d’une GED peuvent ne pas être suffisantes, notamment si vous êtes soumis à des réglementations ou des normes spécifiques. Dans ce cas, le développement d’une application spécifique à votre métier peut être une solution : c’est la mission de Scripters.
Quels sont les avantages d’une GED pour une entreprise ?
À l’ère de la transformation numérique et digitale, les entreprises génèrent de plus en plus de documents dématérialisés, que ce soit en interne avec leurs collaborateurs (fiche de paie, documents de travail, etc.) ou à l’externe avec leurs partenaires (factures clients, factures fournisseurs, devis, acompte, etc.).
Face à cette augmentation importante, les bénéfices d’une GED sont nombreux pour une entreprise :
- C’est tout d’abord un gain de productivité que peuvent constater l’entreprise et les collaborateurs : en tant que référentiel documentaire unique, la GED rassemble tous les documents importants, offre une recherche optimisée et limite le temps passé à rassembler l’information. La collaboration est facilitée grâce à un meilleur partage des supports et des outils de chaque projet, y compris avec les clients et fournisseurs ;
- L’accessibilité est renforcée, notamment dans le cas d’outils GED sous forme de logiciel SaaS (Software As A Service) : quel que soit leur poste de travail (sur site ou en télétravail, sur ordinateur ou sur smartphone), les utilisateurs ont à leur disposition l’ensemble des documents nécessaires à leur travail ;
- La numérisation permet une réduction des coûts d’archivage, ainsi qu’un gain de place au sein de votre entreprise. En limitant l’impression et l’utilisation de papier, la GED participe à l’économie des ressources (papier, encre, etc.).
Enfin, dans le contexte actuel, l’intérêt de la GED provient aussi du rôle de l’importance grandissante de la dématérialisation dans le monde du travail. Le bénéfice attendu est ainsi une adéquation avec la réglementation, en vigueur ou à venir.
Quelle est la réglementation associée à la GED ?
Une solution GED aide les entreprises à respecter les obligations du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : en effet, les données des collaborateurs, clients ou partenaires sont ainsi sécurisées, grâce à un coffre-fort numérique. Mais un logiciel GED permet également de se préparer à la réglementation à venir.
En effet, la législation avance en faveur de la dématérialisation des documents. Dans le cas d’appels d’offres publics, les entreprises candidates sont tenues depuis 2021 de présenter leur facture sous format dématérialisé et de le déposer sur le portail Chorus Pro.
Celle-ci est à distinguer d’une facture numérisée sous simple format PDF, puisqu’il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. D’ici le 1er septembre 2027, toutes les entreprises devront être capables de recevoir et de transmettre des factures électroniques, et d’effectuer des paiements dématérialisés. La GED peut les aider dans cette démarche.
Comment choisir une GED pour votre entreprise ?
S’ils offrent tous des avantages similaires, les logiciels de GED se présentent de différentes manières et ont parfois des fonctionnalités spécifiques. De plus, installer une GED au sein de son entreprise ne s’improvise pas. Pour la bonne utilisation de la solution et la réussite de ce projet, celui-ci doit être préparé.
Aussi, il convient de mener une étude de marché en prenant compte les critères et les contraintes de sa propre activité. En fonction des besoins, notamment le type de documents majoritaire au sein de votre entreprise et le volume de fichiers, une solution GED sera plus pertinente qu’une autre. Parmi les exemples de GED connues sur le marché, on peut citer :
- Zeendoc ;
- Sharepoint ;
- DocuWare ;
- Alfresco, etc.
Bien sûr, le prix sera un facteur important dans votre décision. Attention cependant à vérifier l’adéquation entre le logiciel et vos besoins. Par exemple, si un haut niveau de sécurité pour vos données est primordial, veillez à ce que la GED réponde à cette exigence, même si elle est plus chère que d’autres.
La bonne pratique pour choisir une GED appropriée est de trouver celle qui s’adapte parfaitement à votre environnement et à son organisation, et non l’inverse.
Enfin, une fois la solution GED choisie, préparez avec soin son implémentation dans votre entreprise. Dans votre management, impliquez et formez vos collaborateurs, et mettez en place une phase de prise en main. Faire preuve de pédagogie et de patience sera ici nécessaire, car il est nécessaire que vos équipes soient engagées dans ce projet et qu’elles utilisent l’outil sans difficulté.