Comme de nombreux autres documents de gestion, les factures sont de plus en plus utilisées et échangées sous format dématérialisé. Or, si le processus de dématérialisation comporte de nombreux avantages, il n’en demande pas moins un véritable travail de mise en place. À l’heure où le papier laisse la place au numérique, il est donc important pour une entreprise de se munir du matériel et du savoir-faire nécessaires pour faire face à ce nouveau défi.
Scripters vous propose de vous pencher sur la définition de la facture dématérialisée et sur les obligations qui lui sont liées. Nous explorerons ensemble les solutions qui permettront à votre entreprise d’effectuer cette transition aussi facilement que possible.
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée est une facture qui a été émise par son expéditeur et reçue par son destinataire sous forme dématérialisée. Ce n’est donc pas un document papier, mais un fichier informatique. Le Code général des impôts définit ses modalités à l’article 289 bis sous le nom de “facture électronique”. On parle aussi parfois de “e-invoicing”.
Elle doit être adressée au client via une plateforme de dématérialisation, et se distingue en cela d’une simple facture papier qui aurait été numérisée sous format PDF. Il existe pour ce transfert un portail public de facturation (PPF, anciennement Chorus Pro) pour les entreprises travaillant avec le service public, mais également plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), qui peuvent être utilisées pour les entreprises privées.
Pourquoi dématérialiser ses factures ?
Que vous soyez client ou fournisseur, votre entreprise doit s’assurer de pouvoir faire face au défi de la facturation dématérialisée.
L’obligation de dématérialisation
De nombreux documents administratifs des entreprises ont déjà été dématérialisés : par exemple, les salariés reçoivent déjà des fiches de paie dématérialisées.
Suite à une réforme, toutes les entreprises établies en France se verront bientôt dans l’obligation d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées. C’est d’ailleurs déjà le cas dans certains cas : ainsi, depuis 2020, toutes les factures adressées aux structures publiques de l’État doivent déjà être dématérialisées via la plateforme Chorus Pro.
L’obligation pour les fournisseurs d’émettre des factures dématérialisées aura lieu en deux temps :
- à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- à partir du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
Selon le même calendrier, l’obligation pour les clients de recevoir des factures dématérialisées concernera toutes les entreprises en France à partir du 1er septembre 2026.
D’autre part, les entreprises émettrices de factures devront y faire figurer les mentions suivantes :
- le numéro SIREN ;
- l’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client ;
- le détail des opérations, selon que la facture porte sur des livraisons de biens, des prestations de services, ou une combinaison des deux ;
- le paiement de la TVA.
Une facture électronique, donc conservée sous forme informatique, a également l’obligation d’être archivée et de rester disponible au même titre qu’un document papier. La durée fiscale d’archivage d’une facture dématérialisée est de six ans à compter de la date à laquelle elle a été établie, et la durée légale est de dix ans. Toute solution de dématérialisation mise en place devra donc s’accompagner d’un archivage électronique robuste.
Les avantages de la facture électronique
La facture dématérialisée présente de nombreux avantages pour les entreprises qui les émettent ou les reçoivent.
Leur traitement est grandement simplifié par rapport aux factures papier. Il est bien plus aisé d’assurer la transmission d’un document au format PDF par e-mail, plutôt que de devoir émettre un document papier dont il faudra ensuite assurer l’archivage, avec tout ce que cela implique d’encombrement ou de difficultés à retrouver ensuite la facture en cas de besoin.
Il y a également un avantage comptable tangible : en effet, imprimer, envoyer et stocker des factures, cela a un coût ! On estime que pour la plupart des factures, le montant varie entre 14 et 20 € pour le client qui reçoit la facture, et entre 5 et 10 € pour le fournisseur qui l’envoie (source : entreprises.gouv.fr).
Ces coûts peuvent être démultipliés dans le cas de factures demandant un contrôle très spécialisé ou si une facture est perdue, entraînant alors des frais supplémentaires pour la rechercher ou la reproduire.
Dans tous les cas, les factures papier et les factures électroniques sont aujourd’hui traitées de la même manière par l’administration fiscale, et les factures papier tendent à disparaître. Il est donc recommandé de mettre en œuvre dès à présent la dématérialisation des factures.
Adopter les factures dématérialisées et le paiement dématérialisé présente un gain concret par rapport au format papier. Cela garantit également un traitement plus simple et plus rapide, ce qui sera d’autant plus bénéfique pour les grandes entreprises qui traitent d’énormes quantités de documents.
Le processus de dématérialisation
Dématérialiser l’ensemble des opérations de facturation d’une entreprise est une véritable réforme. Trouver le bon logiciel de gestion ou la bonne plateforme peut déjà être un obstacle de taille. Voici quelques informations pour mieux s’y retrouver.
Les plateformes de dématérialisation
Par défaut, les entreprises sont inscrites sur le portail public de facturation (PPF). Basé sur le fonctionnement de la plateforme Chorus Pro, il offre un service minimum gratuit. Une entreprise peut l’utiliser pour y déposer et recevoir ses factures. Le PPF concentre l’ensemble des données de facturation et facilite leur transmission à l’administration fiscale
Outre le PPF, il existe des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) qui ont pour but de faciliter le processus de dématérialisation. Tout comme le PPF, les PDP permettent aux entreprises d’envoyer et recevoir leurs factures électroniques. Elles rendent possible la transmission de leurs données de transactions et de paiement à leurs entreprises clientes, telles que le montant de l’opération ou le taux de TVA appliqué à une opération.
On parle alors de e-reporting. L’obligation de e-reporting concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Certaines entreprises étrangères non établies en France peuvent aussi y être soumises dans certains cas, pour les opérations situées en France au regard des règles du Code général des impôts.
Outre la distinction entre le secteur public et le secteur privé, la différence majeure entre ces plateformes réside dans le fait que les PDP sont payantes et proposent en théorie un service plus complet que le PPF. De plus, devenir une PDP demande d’être immatriculé pour une durée de trois ans renouvelables.
La gestion des factures électroniques
Les factures électroniques, comme les autres documents dématérialisés, devront être archivées et classées avec soin pour une meilleure facilité d’accès. Il est recommandé de mettre en place dès le début du processus un système efficace, où les opérations et les transactions pourront être facilement retrouvées. Songez à utiliser les métadonnées pour mieux structurer et retrouver vos données.
Pour vous aider à organiser vos factures, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Plus votre entreprise produit et traite de documents, plus une solution informatique de la sorte vous aidera à vous y retrouver. Vous pourrez ainsi suivre et optimiser la dématérialisation de toutes vos données et avoir une meilleure maîtrise de la gestion comptable de votre entreprise.
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La numérisation des factures papier
Si vous désirez mettre en place une solution de conversion de vos factures papier existantes en factures électroniques, vous devrez avoir recours à des technologies spécifiques :
- Lecture automatique de documents (LAD) ;
- Reconnaissance optique de caractères (OCR).
Cela vous permettra de numériser vos factures sous la forme de texte éditable et donc de les avoir facilement à votre disposition en cas de besoin ou à fin d’archivage.
Scripters vous propose également ses services pour vos factures électroniques : vous pouvez ainsi consulter notre guide sur la dématérialisation des factures fournisseurs. Si vous avez besoin d’un logiciel métier sur mesure, nous vous invitons à prendre contact avec nous pour discuter de votre projet de dématérialisation. Nous sommes à votre entière disposition pour trouver une solution adaptée à vos besoins !