La dématérialisation facilite un grand nombre de démarches et permet aux entreprises de gagner du temps. En effet, la majorité des études indiquent que la dématérialisation des factures permet de réaliser des économies allant de 50 à 75% par rapport à un traitement papier, tout en réduisant le temps de traitement d’environ 30%.
Ce processus, qui consiste à remplacer les supports physiques par des supports numériques, concerne de nombreux secteurs d’activité. Des entreprises aux administrations publiques, en passant par les services de santé et l’éducation, toutes cherchent à mettre en place des solutions de dématérialisation pour améliorer leur efficacité opérationnelle.
Découvrez avec Scripters, ce qu’est la dématérialisation, les lois qui la régissent et des exemples de mise en œuvre dans différents secteurs. 
Définition et avantages de la dématérialisation
La dématérialisation s’inscrit dans la transformation numérique ou digitale des entreprises et des organisations. Ce processus vise à rendre les entreprises et collectivités plus efficaces, plus productives et plus compétitives, en utilisant des outils numériques qui automatisent certaines tâches, analysent les données et offrent un nouveau service. Il englobe également la numérisation des démarches administratives et des services.
Un document dématérialisé (facture, fiche de paie, etc.) est un document qui a été converti d’un format physique (comme le papier) à un format numérique (comme un fichier PDF ou un fichier Word). Cette conversion permet de stocker, de partager et de gérer le document de manière électronique, facilitant ainsi son accès et sa diffusion.
Pour une entreprise, la dématérialisation ne s’applique pas simplement à la gestion des factures. Elle concerne également les ressources humaines, la comptabilité, la logistique et bien d’autres domaines.
Les solutions de dématérialisation présentent de nombreux avantages : une meilleure traçabilité des documents, une sécurisation des données et une automatisation des processus. Ces gains rendent eux-mêmes possibles une diminution des coûts et une amélioration de la productivité.
Vous souhaitez engager votre entreprise dans la voie de la dématérialisation, mais vous n’avez pas encore trouvé de solution logicielle répondant à tous vos besoins et à toutes vos contraintes ? Nous pouvons la créer sur mesure ! Parlons de votre projet avec Scripters, pour dématérialiser vos documents et simplifier vos processus métier.
Les lois et réglementations sur la dématérialisation
La dématérialisation des documents et des processus est encadrée par un ensemble de lois et de réglementations qui visent à garantir la sécurité, la confidentialité et la validité juridique des documents numériques. Ces cadres légaux varient selon les pays et les régions, mais ils partagent souvent des objectifs communs.
Cadre légal en France
En France, plusieurs lois encadrent la dématérialisation des documents et des processus. Parmi les plus importantes, on peut citer :
- La loi de simplification du droit (2004) : Cette loi a permis la reconnaissance juridique des signatures électroniques, facilitant ainsi la dématérialisation des contrats et des documents officiels ;
- La loi de modernisation de l’économie (2008) : Cette loi a introduit des mesures pour simplifier les démarches administratives et encourager l’utilisation des technologies numériques dans les entreprises ;
- La loi pour une République numérique (2016) : Cette loi vise à renforcer la confiance dans l’économie numérique et à protéger les droits des citoyens dans le monde digital.
Réglementations spécifiques
En plus des lois générales, il existe des réglementations spécifiques qui encadrent certains aspects de la dématérialisation comme :
- La facturation électronique : depuis 2020, les entreprises françaises sont tenues de transmettre leurs factures numérisées à l’administration fiscale. Cette obligation tend à simplifier les démarches fiscales et à lutter contre la fraude ;
- L’archivage électronique : les entreprises doivent respecter certaines normes pour l’archivage des documents électroniques, notamment en matière de sécurité, d’intégrité et de traçabilité des données ;
- La signature électronique : elle est régie par le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) de l’Union européenne, qui définit les conditions de validité et de reconnaissance des signatures électroniques.
Réglementations à l’échelle européenne
À l’échelle du continent, l’Union européenne a mis en place plusieurs réglementations pour harmoniser les cadres légaux relatifs à la dématérialisation :
- Règlement eIDAS : ce règlement, adopté en 2014, crée un cadre juridique commun pour les services de confiance électroniques, y compris les signatures électroniques, les sceaux électroniques et les services de livraison électronique ;
- Règlement général sur la protection des données (RGPD) : entré en vigueur en 2018, le RGPD impose des obligations strictes en matière de protection des données personnelles, y compris celles stockées sous forme numérique ;
- Directive sur les services de paiement (PSD2) : adoptée en 2015, cette directive vise à moderniser les services de paiement en Europe et à encourager l’innovation dans le secteur des paiements électroniques.
Quelques exemples concrets de dématérialisation
Les factures électroniques et les bulletins de paie dématérialisés sont des exemples courants de dématérialisation des documents administratifs. Ces documents numériques permettent de réduire les coûts d’impression et d’archivage, tout en facilitant l’accès et la gestion documentaire. En 2027, toutes les entreprises devront être capables d’émettre et de recevoir des factures sous format électronique.
De plus, les démarches administratives en ligne, telles que les déclarations fiscales, les demandes de permis ou les inscriptions scolaires, simplifient les procédures et réduisent les délais de traitement.
Dématérialisation des services publics
Les administrations publiques voient dans la dématérialisation un moyen de moderniser leurs services et de répondre plus rapidement aux besoins des citoyens. Les services en ligne permettent à ces derniers d’accéder à des informations et de réaliser des démarches administratives sans se déplacer, ce qui améliore l’efficacité et la rapidité de traitement.
Par exemple, dans le secteur de la santé, la dématérialisation des dossiers médicaux permet une meilleure coordination entre les professionnels de santé, réduisant ainsi les erreurs médicales et améliorant la qualité des soins.
De même, dans le domaine de l’éducation, la numérisation des documents administratifs et des supports pédagogiques facilite l’accès à l’information pour les étudiants et les enseignants, tout en réduisant les coûts liés à l’impression et à la distribution des documents papier.
Dématérialisation dans le secteur privé
Les contrats électroniques et les signatures électroniques sont des exemples de dématérialisation dans le secteur privé. Ces outils permettent de simplifier et d’accélérer les processus de signature et de validation des documents, tout en garantissant leur sécurité et leur authenticité.
L’implémentation d’une GED (Gestion Électronique des Documents) au sein d’une entreprise permet de centraliser les documents, offrant ainsi non seulement un gain de temps et de productivité, mais aussi une exécution plus rapide des tâches et une amélioration de la satisfaction des usagers.
Ainsi, la dématérialisation est un levier stratégique pour toutes les organisations, qu’elles soient publiques ou privées. Elle offre des avantages significatifs en termes de gain de temps, de réduction des coûts et d’amélioration de la qualité des services. À mesure que les technologies évoluent, il est probable que de plus en plus de secteurs adoptent des solutions de dématérialisation pour rester compétitifs et répondre aux attentes croissantes des utilisateurs.