En France, la conservation des documents sous forme électronique est obligatoire pour les entreprises. Le délai peut aller jusqu’à 50 ans, pendant lesquels les données doivent être protégées. Garantir la dématérialisation et la sécurité d’une telle quantité d’informations sur une période aussi longue peut être un véritable défi.
Le coffre-fort numérique a pour but d’aider les entreprises à faciliter ce processus de stockage de données. Scripters vous propose d’en apprendre plus sur les coffres-forts numériques : leurs avantages, leurs obligations, et les meilleures solutions à mettre en place !
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un espace sécurisé en ligne destiné à l’archivage de documents. Là où la signature électronique garantit la légitimité d’un document dématérialisé, le coffre-fort numérique permet de le conserver dans le temps.
Il répond à plusieurs besoins :
- Assurer la conservation des documents sensibles des entreprises (contrats, factures, bons de commande, etc.) et faciliter leur gestion ;
- Garantir la sécurité des données stockées ;
- Permettre aux clients et collaborateurs de l’entreprise d’accéder aux documents qui les concernent, par exemple les bulletins de paie des salariés.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique requiert un code personnel. Ainsi, chacun peut consulter ses propres données. Cela assure à ses utilisateurs la confidentialité de ses informations.
La mise en place de ce service permet également d’éviter que des personnes mal intentionnées n’accèdent à des informations sensibles. À l’ère du numérique, les documents électroniques doivent être protégés. C’est précisément ce que proposent les offres de coffres-forts numériques !
Les obligations légales
Diverses normes et réglementations s’imposent pour l’utilisation d’un coffre-fort numérique. Il faut veiller à les respecter lors de la mise en place d’une telle solution.
H3 La loi travail
La loi El-Khomri du 8 août 2016 prévoit de nombreuses dispositions liées à la modernisation et la sécurisation des parcours professionnels. Elle n’impose pas l’utilisation d’un coffre-fort numérique, mais encourage nombre d’entreprises à y recourir. En effet, la conservation sécurisée des documents permet de respecter les exigences légales en matière de numérique.
De manière générale, les documents administratifs et de gestion doivent être conservés durant plusieurs années. Quelques exemples :
- Police d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat ;
- Documents fiscaux : 6 ans ;
- Bulletins de paie : doivent rester disponibles sous forme électronique parfois jusqu’à 50 ans !
Vous l’aurez compris : si le coffre-fort numérique n’est pas obligatoire au regard de la loi, il est néanmoins plus sage de disposer d’une solution pérenne pour conserver vos documents dématérialisés.
Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD)
Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) a été mis en place pour protéger les données personnelles et la confidentialité des usagers. Un coffre-fort numérique, comme tout système de conservation numérique, doit donc se plier à ses exigences. Les collaborateurs de l’entreprise doivent être assurés que leurs données personnelles restent en sécurité.
H3 Les normes légales
Plusieurs normes s’imposent pour chaque offre de coffre-fort numérique. Elles s’attachent notamment à garantir :
- L’intégrité des documents dans le temps ;
- La correspondance entre un document papier et un document dématérialisé ;
- La bonne sécurité des informations.
Par exemple, la norme NF Z42-020 impose de garantir l’intégrité des données, et la certification AFNOR NF 203 vérifie la conformité à cette norme. Le respect des normes est rigoureusement obligatoire pour proposer une offre de coffre-fort numérique.
Les avantages d’un coffre-fort numérique
De plus en plus d’entreprises se tournent vers le coffre-fort numérique pour l’archivage électronique de leurs documents. Ce n’est pas un hasard : cette solution offre de nombreux avantages.
H3 La sécurité et l’intégrité des données
Comparé à un simple espace de stockage en ligne, le coffre-fort numérique garantit une meilleure sécurité des données stockées. Chacun des collaborateurs qui y a accès doit utiliser son propre code. Cela assure à l’entreprise que ses documents ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées.
H3 L’utilisation par les salariés et les clients
Un service d’archivage en ligne permet aux salariés de l’entreprise de consulter leurs documents à leur convenance. Le coffre-fort électronique leur donne ainsi accès à leurs bulletins de paie, leurs contrats, etc.
C’est également le cas pour vos clients. Chaque transaction sécurisée donne lieu à une trace écrite. Bons de commande, factures et contrats sont faciles à consulter. Outre l’aspect pratique, le coffre-fort numérique est rassurant pour vos clients : ils savent que leurs données sont protégées lorsqu’ils font affaire avec vous.
H3 La dématérialisation des documents
Depuis 1990, les documents d’administration et de gestion passent progressivement à la dématérialisation. Cela représente une économie d’espace de stockage physique, ainsi que de matériaux (papier, encre, etc.).
Le coffre-fort numérique vous permet de centraliser tous ces papiers dématérialisés en lieu sûr. En plus de ne pas prendre de place, la dématérialisation aide à les conserver plus longtemps tout en les rendant plus faciles d’accès. Le coffre-fort numérique est donc “l’endroit” idéal pour les stocker !
Mise en place d’un coffre-fort numérique : les points essentiels
Vous êtes maintenant prêt à mettre en place votre propre solution électronique sécurisée ! Les offres sont nombreuses et il est nécessaire de bien vous informer pour choisir celle qui conviendra le mieux à votre entreprise.
Pour rappel, lorsque vous chercherez une offre de coffre-fort numérique, gardez ces points à l’esprit :
- Elle doit vous permettre de stocker et d’archiver chaque document important ;
- Elle doit être conforme aux normes en vigueur ;
- Elle doit se plier aux exigences du RGPD en matière de confidentialité ;
- Elle doit offrir un accès facile aux documents pertinents à vos clients et collaborateurs.
Si vous êtes à la recherche d’un système de coffre-fort numérique personnalisé, pourquoi ne pas essayer la solution Scripters ? En plus de garantir le respect de chaque point énoncé ci-dessus, nous vous proposons une offre sur mesure, adaptée à votre situation. Contactez-nous pour nous exposer vos besoins !