Et si la révolution numérique menaçait la mémoire de vos données ?
Les entreprises et administrations basculent en urgence dans le tout-dématérialisé, une question cruciale émerge alors : comment préserver la preuve derrière l’écran ? Documents scannés, contrats signés en ligne, transactions immatérielles… Ces traces numériques ont-elles la même force légale qu’un papier estampillé ? Peuvent-elles résister aux années, aux piratages ou aux obsolescences technologiques ?
C’est ici que la norme NF Z42-013 entre en scène. Bien plus qu’un simple cadre technique, elle impose les règles d’or pour archiver l’éphémère : intégrité intouchable, authenticité verrouillée, durée de vie mesurée en décennies. Plongée au cœur de l’archivage électronique, où chaque octet devient une preuve à vie.
Qu’est-ce que la Norme NF Z 42‑013 et à qui s’adresse-t-elle ?
Publiée par l’AFNOR, l’association française de normalisation, la norme NF Z42-013 spécifie les mesures techniques et organisationnelles à déployer pour assurer une conservation intègre et fiable des documents électroniques ayant valeur de preuve.
Au-delà des recommandations, elle propose un cadre normatif complet et structurant pour les projets de SAE, en adéquation avec les besoins croissants de traçabilité et de dématérialisation. Véritable référence en la matière, elle s’est d’ailleurs imposée comme la base de travail pour la norme internationale ISO 14641 sur l’archivage électronique.
Si la NF Z 42‑013 s’adressait initialement aux administrations et entreprises privées souhaitant numériser leurs archives papier, elle concerne aujourd’hui un spectre bien plus large d’acteurs :
- Les organisations de toute taille et de tout secteur ayant des obligations de conservation numérique à long terme de documents sensibles (contrats, factures, dossiers RH…)
- Les prestataires de services d’archivage électronique (tiers archiveurs) qui doivent démontrer leur conformité et fiabilité
- Les éditeurs de solutions logicielles d’archivage qui peuvent y adosser leur modèle de conception
L’objectif in fine est de fiabiliser la chaîne de l’archivage numérique, de la capture initiale des données jusqu’à leur restitution, potentiellement plusieurs dizaines d’années plus tard.
Structure et contenu de la Norme NF Z 42‑013:2020
Refondue en 2020 pour tenir compte des dernières évolutions technologiques et réglementaires, la nouvelle version de la norme NF Z 42‑013 conserve sa structuration autour du modèle OAIS (Open Archival Information System).
Ce modèle conceptuel de référence, issu du monde des archives spatiales et devenu la norme ISO 14721, décrit dans les grandes lignes les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système ouvert d’archivage d’information. Il pose les bases d’une architecture fonctionnelle et sécurisée, depuis l’entrée des données dans le SAE jusqu’à leur communication aux utilisateurs.
Dans le détail, la norme NF Z 42‑013 décline un ensemble d’exigences obligatoires et de recommandations réparties en trois volets :
- Les exigences relatives aux prestations et au système d’archivage, avec des spécifications techniques sur le versement, le stockage, l’accès, la restitution et l’élimination des données. Cela inclut aussi des obligations de documentation (politique d’archivage, manuel qualité…) et d’audit du SAE.
- Les exigences relatives à l’organisation interne de la structure, qui doit désigner des responsables dédiés, mettre en place des contrôles qualité et assurer la traçabilité des évènements via une journalisation exhaustive.
- Les exigences sur l’infrastructure physique du SAE, notamment les garanties sur l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données archivées. La nouvelle version ajoute également des recommandations sur les technologies émergentes comme le cloud computing, les microservices ou la blockchain.
Au rang des nouveautés, la dernière mouture introduit aussi explicitement des mesures facilitant l’interopérabilité entre systèmes et la portabilité des données, afin d’éviter les risques d’enfermement propriétaire sur le long terme. Elle renforce également les exigences en matière de protection des données personnelles (RGPD) et de signature électronique (eIDAS).
Évolution de la Norme : historique et révisions
Initialement publiée en 1999, la NF Z 42‑013 a connu plusieurs évolutions majeures au fil du temps, afin de s’adapter aux progrès technologiques et aux nouveaux usages. Après une première révision en 2001, une refonte plus conséquente est intervenue en 2009 avec l’introduction de nouvelles exigences liées à la valeur probante des documents, à l’interopérabilité et au plan de continuité d’activité.
C’est également en 2009 que l’ISO a repris les travaux de l’AFNOR pour initier la norme ISO 14641-1 sur la conception et le fonctionnement d’un système d’archivage électronique. La NF Z 42‑013 est ainsi progressivement devenue une référence internationale, même si des spécificités nationales perdurent ici ou là.
Publiée en avril 2020, la dernière version en date de la NF Z 42‑013 n’a pas révolutionné en profondeur les concepts, mais a procédé à des ajustements significatifs. En intégrant les exigences du RGPD sur la protection des données ou du règlement eIDAS sur l’identification électronique, elle permet aux acteurs de mieux appréhender toutes les dimensions juridiques de l’archivage numérique.
Pragmatique, la norme a par ailleurs pris en considération les dernières innovations comme l’archivage dans le cloud, la blockchain ou encore l’usage de microservices. Son périmètre élargi en fait plus que jamais un document structurant pour tout projet de SAE.
Certification NF461 et Agrément SIAF
Au-delà de la norme elle-même, deux dispositifs complémentaires viennent attester de la conformité d’une solution d’archivage électronique aux exigences de la NF Z 42‑013 et de l’ISO 14641 : la certification NF461 et l’agrément du SIAF.
La certification NF461 est une démarche volontaire, délivrée par l’AFNOR après un audit approfondi. Basée sur un référentiel d’une centaine de points de contrôle, elle atteste qu’un tiers-archiveur ou un éditeur de logiciel SAE répond en tout point aux critères normatifs. C’est un véritable gage de qualité et de fiabilité, rassurant pour les clients utilisateurs.
Autre sésame incontournable : l’agrément délivré par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), qui permet à un tiers-archiveur d’héberger des archives publiques. Le SIAF s’appuie sur le référentiel NF461 comme cadre de confiance, et lui ajoute une couche de supervision pour s’assurer du respect par le prestataire de ses obligations en tant que service public d’archivage.
Si la certification NF461 n’est pas obligatoire (elle reste néanmoins fortement recommandée pour les appels d’offres publics), elle constitue en revanche un prérequis indispensable à l’obtention de l’agrément du SIAF. Ce dernier a opéré une première révision de son référentiel en février 2021, en s’alignant sur la nouvelle version de la norme NF Z 42‑013.
En synthèse, la NF Z42-013 et ses déclinaisons opérationnelles (NF461 et agrément SIAF) forment un ensemble cohérent de bonnes pratiques, de spécifications et de contrôles, garant d’un archivage électronique aux meilleurs standards du marché. Face aux volumes croissants de données à valeur probante et aux enjeux toujours plus prégnants de protection des informations, ces normes constituent de précieux points d’appui pour les organisations publiques et privées. Leur application rigoureuse est la clé d’une transition numérique maîtrisée et pérenne.