Dans le monde de l’entreprise, la dématérialisation a le vent en poupe. Finies les étagères remplies de classeurs et de piles de documents papier : les archives sont aujourd’hui numérisées et sécurisées dans des logiciels spécialisés. Une question se pose toutefois : quelle valeur juridique possèdent les documents numériques ? L’archivage électronique des documents a-t-elle une valeur probante aux yeux de la loi ?
Opter pour une solution d’archivage à valeur probante est donc indispensable afin de garantir la conservation, l’intégrité, l’authenticité et la conformité des documents numériques tout au long de leur cycle de vie. Découvrez les caractéristiques de l’archivage à valeur probante et les étapes nécessaires à la mise en place de ce processus.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
Définition de l’archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante, aussi appelé archivage électronique ou numérique probant, est un processus de conservation des documents numérisés. Sa particularité : il préserve la validité légale des documents originaux au format papier. Factures, bulletins de paie ou autres documents comptables : un archivage à valeur probante préserve l’intégrité et la conformité des documents en cas de contrôle ou de procédure judiciaire.
Cet archivage électronique est particulièrement judicieux pour les entreprises dans le contexte actuel de transformation numérique et de dématérialisation des documents. Les risques de falsification étant supérieurs pour un document électronique que pour un document papier, de nouvelles réglementations sont apparues afin d’encadrer cette transition technologique. S’assurer de la valeur probante d’un système d’archivage est donc indispensable afin de garantir la validité juridique des documents à long terme.
Les critères de l’archivage à valeur probante
Pour qu’un d’archivage soit considéré comme probant, il doit respecter trois critères fondamentaux :
- Authenticité : il faut être en mesure d’identifier l’auteur du document ainsi que sa date de création ou d’archivage grâce à un horodatage, un scellement avec certificat électronique et l’empreinte électronique de l’auteur ;
- Intégrité : le document ne doit subir aucune altération depuis sa création. Pour cela, il est stocké dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) à authentification forte sous forme de données scellées ou signées électroniquement ;
- Intelligibilité : l’accessibilité et la lisibilité du document doivent être pérennes, en utilisant des formats standards tels que le PDF ou le TIFF.
SAE et GED : comment mettre en place un système d’archivage à valeur probante ?
Logiciel de GED : Gestion Électronique des Documents
Le terme de GED désigne un logiciel informatique permettant de centraliser et de classifier les documents électroniques. Cet outil facilite la gestion des documents à chaque étape de leur cycle de vie, de la création à la publication.
Cependant, un GED classique n’est pas pourvu d’un archivage à valeur probante. Ses fonctionnalités sont principalement orientées vers le stockage et l’organisation des fichiers ainsi que l’optimisation des processus de travail. Afin d’assurer la conservation de la valeur juridique des documents, le système de GED doit être associé avec un SAE.
Mise en place d’un SAE : Système d’Archivage Électronique
Un Système d’Archivage Électronique regroupe et référence les flux documentaires dans un logiciel centralisé tout en maintenant leur valeur légale au fil du temps. Le SAE doit répondre aux exigences de la certification NF Z42-013 (ISO 14641-1) afin de garantir une sécurisation des données et de conserver la force probante des documents archivés.
Sa mise en place en entreprise se déroule en plusieurs étapes :
- Préparation des archives en précisant leur format et leur durée d’utilité administrative (DUA) ;
- Définition des besoins et des objectifs de l’archivage grâce à un audit des dispositifs existants ;
- Choix du SAE en fonction des outils proposés, de sa sécurité, de sa conformité et de ses possibilités d’intégration avec d’autres plateformes (GED) ;
- Formalisation du processus de gestion documentaire et d’archivage en identifiant les acteurs impliqués et en formant les équipes.
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Cadre légal de l’archivage à valeur probante en France
En France, plusieurs textes juridiques encadrent l’archivage électronique et définissent les conditions dans lesquelles un document électronique peut avoir la même valeur légale qu’un document papier :
- L’article 1366 du Code civil définit qu’un document numérique peut être utilisé comme preuve légale s’il est possible d’identifier son auteur et s’il est prouvé qu’il n’a pas été altéré ;
- La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 reconnaît que la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite ;
- Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 précise qu’une copie électronique est présumée fiable en suivant un processus de reproduction décrit par ce même décret ;
- L’arrêté du 22 mars 2017 fixe les modalités de dématérialisation des factures papier ;
- L’arrêté du 23 mai 2019 autorise la conservation numérique des justificatifs de notes de frais.
En outre, la norme NF Z 42‑013 (publiée depuis 2012 sous le titre ISO 14641-1) définit les règles de création et de gestion d’un SAE afin de garantir l’intégrité des archives numériques tout au long de leur conservation. Parallèlement, la certification NF 461 garantit l’authenticité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents numériques, conformément aux exigences de la norme NF Z 42‑013.
Les avantages de l’archivage à valeur probante en entreprise
L’archivage à valeur probante est un processus de dématérialisation précieux pour les entreprises. Il permet à la fois de respecter les obligations légales de conservation des documents électroniques et de garantir leur validité juridique de manière pérenne. Opposables aux tiers, ces documents numériques sont ainsi conformes en cas de contrôle administratif.
Remplacer les archives papier par un archivage numérique offre un gain de place important et diminue les risques de perte ou de destruction en cas de sinistre. Le classement et la recherche des documents sont également facilités, ce qui améliore à terme la productivité des collaborateurs. Cette meilleure traçabilité des documents grâce aux métadonnées permet de mettre en place un suivi efficace, notamment avec la création de tableaux de bord.
Bien que l’archivage à valeur probante soit majoritairement instauré par les grandes entreprises à l’occasion de la dématérialisation d’un nouveau processus, ce système de stockage numérique est également source d’opportunités pour les PME et les ETI.
L’adoption d’une solution d’archivage numérique probant offre des avantages croissants en matière de gestion documentaire et d’efficacité opérationnelle, notamment en raison de la généralisation de la facture électronique prévue à l’horizon 2026. La numérisation et la centralisation des documents dans un SEA constituent donc une véritable perspective d’avenir pour toutes les entreprises.