La conservation numérique, également appelé archivage numérique ou électronique, consiste à stocker, sauvegarder et classer des documents sous forme numérique sur une longue période. L’objectif est de conserver l’intégrité et l’accessibilité de ces documents dématérialisés pour pouvoir les consulter et les exploiter à tout moment.
Il s’agit d’une démarche dont le processus s’appuie sur des méthodes et des outils adaptés pour assurer la pérennité des données, leur confidentialité, ainsi que la valeur d’archivage probante des documents. On la distingue du simple stockage par le caractère systématique et organisé de la conservation.
On archive des fichiers informatiques très variés :
- Documents bureautiques (textes, tableurs, présentations…)
- Emails et pièces jointes
- Documents signés électroniquement
- Données de logiciels métiers et bases de données
- Images, photos et vidéos
- Documents scannés (factures, contrats, courriers…)
- Logs et données de traçabilité
La conservation numérique s’applique autant aux documents nativement numériques qu’aux documents papier qui ont subi un processus de dématérialisation. Il concerne toutes les organisations, publiques comme privées : entreprises, administrations, associations, etc. C’est un enjeu évident, pour toute entreprise qui souhaite rester scalable dans le temps.
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Les règles à suivre pour la conservation des documents numériques et électroniques : les obligations légales.
Mettre en place un système d’archivage électronique n’est pas qu’une question d’efficacité et d’optimisation pour les organisations. C’est aussi une obligation légale encadrée par plusieurs textes.
Toute organisation est tenue de conserver certains documents pour des raisons :
- commerciales (contrats, factures, devis, bons de commande…),
- comptables (livres et pièces comptables),
- fiscales (déclarations de TVA, preuves d’opérations imposables…),
- sociales (contrats de travail, bulletins de salaire, documents de sécurité et santé…)
- ou juridiques (statuts, assemblées générales, accords et contentieux…).
Que les originaux soient sous forme papier ou électronique, leur archivage numérique est reconnu légalement par l’article 1379 du Code civil, à condition de respecter certaines règles pour garantir leur intégrité et leur fidélité. Les documents doivent notamment être conservés sous un format non modifiable (PDF, PDF/A…) et horodatés.
L’archivage électronique est aussi encadré par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique. Ce texte précise que l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, s’il présente des garanties de fiabilité.
Des dispositions spécifiques existent pour certains secteurs ou types de documents :
- Le Code de la Santé Publique impose des règles strictes pour l’archivage des dossiers médicaux.
- Les établissements financiers et assurances doivent se conformer aux recommandations de l’ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution).
- Les documents comptables et fiscaux répondent aux normes de dématérialisation de la DGFiP.
Au niveau européen, le Règlement eIDAS reconnaît depuis 2016 la valeur légale des documents électroniques dans les échanges transfrontaliers. Quant au RGPD, il impose des exigences pour la protection des données personnelles, dont il faut tenir compte dans tout archivage numérique.
Les durées de conservation des documents d’entreprise et documents numériques.
Tout système d’archivage numérique et la gestion électronique des documents doit être pensé en prenant en compte les durées de conservation des documents, qui varient en fonction de leur nature et de leur finalité.
Ces durées sont fixées par différents Codes :
- le Code du Commerce pour les documents commerciaux,
- le Code Général des Impôts pour les documents fiscaux,
- le Code du Travail pour les documents liés au personnel,
- le Code Civil de manière générale.
Ainsi, la durée de conservation est de :
- 10 ans pour les documents comptables à partir de la clôture de l’exercice,
- 6 ans pour les documents fiscaux,
- 5 ans pour les documents sociaux,
- 10 à 30 ans pour les contrats selon leur nature (tous les détails contractuels, y compris emails, doivent être archivés),
- 5 ans pour les procès-verbaux d’Assemblées et Conseils,
- 1 an pour les documents bancaires,
- 10 ans à partir de la livraison pour les données relatives à un produit ou service…
Certains documents, comme les statuts originaux ou les titres de propriété, doivent être conservés sans limite dans le temps.
Le calcul des délais de conservation démarre à la date d’émission du document. Pour une facture, le délai court à compter de sa date d’émission, tandis que pour un contrat, il court à compter de son échéance.
Au-delà de ces durées légales, les documents peuvent être détruits pour éviter d’encombrer inutilement le système d’archivage et limiter les risques en cas de piratage (données personnelles, données sensibles…). Prudence toutefois si un contentieux est en cours sur une affaire, il vaut mieux conserver les pièces jusqu’au règlement définitif.
Un tableau de gestion des archives électroniques doit donc être établi. Il référence pour chaque type de document sa durée de conservation et son sort final :
- Versement aux archives historiques s’il présente un intérêt patrimonial,
- Élimination avec garantie de confidentialité (pour les données à caractère personnel notamment),
- Échantillonnage pour ne conserver qu’un panel représentatif et alléger le volume archivé.
Comment faire de la conservation numérique ? méthodes, solutions et outils.
Mettre en œuvre un projet d’archivage numérique structuré demande de la méthode et des solutions adaptées. Voici les grandes étapes à suivre :
- Définir une politique d’archivage
D’abord, faites un état des lieux de votre production et patrimoine documentaire. Identifiez les documents à archiver, leur format, leur utilité. Déterminez vos besoins en termes d’accès, de conservation et de sécurité.
Élaborez votre tableau de gestion des archives (durées, règles de nommage, métadonnées…). Assignez les rôles et responsabilités au sein de l’organisation (archiviste, DSI…). Estimez les volumes à stocker et leur accroissement. Évaluez votre budget et vos ressources.
Cette politique d’archivage, véritable plan directeur, doit être validée au plus haut niveau de l’organisation. Elle se décline en procédures opérationnelles.
- Choisir le mode d’archivage électronique
Plusieurs solutions techniques existent pour l’archivage numérique :
- Archivage à froid sur bandes magnétiques, disques optiques (CD-Rom, DVD) ou disques durs. Idéal pour des archives intermédiaires qui doivent juste être conservées.
- Archivage à tiède sur serveur de fichiers ou infrastructure de stockage (NAS, SAN). Pour des documents fréquemment consultés.
- Archivage à chaud dans le cloud ou en mode SaaS chez un tiers-archiveur. Offre modularité et accessibilité.
- Archivage à long terme sur micro-films argentiques, seul support pérenne au-delà de 30 ans.
Le tout dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) qui assure capture, indexation, stockage, gestion et restitution des archives. Il doit être conforme aux normes et certifié (NF Z 42‑13, ISO 14641…).
- Préparer et collecter les documents
Sélectionnez les documents à verser dans le SAE en fonction de votre tableau de gestion. Privilégiez des formats ouverts et pérennes pour éviter l’obsolescence (PDF/A, XML, CSV…).
Scannez éventuellement les originaux papier avec des scanners de production. Appliquez un traitement de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour les rendre exploitables par des moteurs de recherche.
Générez les métadonnées qui qualifient chaque document (identifiant unique, description, auteur, date, mots-clés…) sous forme de fichiers XML liés.
- Transférer et stocker les archives
Via des connecteurs ou API, le SAE va interroger les applications sources (ERP, logiciel GED, messagerie, serveurs…), récupérer les documents avec leurs métadonnées et générer un bordereau de transfert.
Les archives sont ensuite stockées sur le support choisi. Un stockage redondant avec réplication sur un site distant est recommandé. À réception, le SAE contrôle l’intégrité des archives et délivre un certificat d’archivage valant preuve.
- Gérer la conservation à long terme
Le SAE va maintenir les archives en condition opérationnelle pendant toute la durée de leur conservation :
- Conversion de formats pour prévenir l’obsolescence,
- Migration vers de nouveaux supports de stockage,
- Sauvegarde des archives et du système lui-même,
- Surveillance de la volumétrie et de l’intégrité,
- Audit et portabilité (possibilité de reverser les archives dans un autre SAE),
- Gestion du cycle de vie (élimination automatique des archives en fin de DUA).
- Communiquer et exploiter les archives
L’accès aux archives électroniques doit être aisé tout en étant sécurisé. Le SAE propose en général une interface web permettant des recherches multicritères dans les métadonnées et le contenu des documents (si OCRisés).
Des fonctionnalités de gestion des accès et des habilitations permettent de tracer les consultations. Des API peuvent interconnecter le SAE avec d’autres applications pour une exploitation fluide des archives.
Notez qu’avec l’arrivée de l’IA, il est devenu plus que nécessaire de constituer un véritable knowledge management. Une logique de conservation qui permettra de créer par exemple des chatbot pour vos collaborateurs à partir d’un modèle IA entrainé sur cette base de connaissance. Vous n’y voyez pas l’intérêt ?
Imaginons : ils peuvent ainsi faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs, répondre aux questions sur les processus, ou encore exploiter l’historique de l’entreprise pour élaborer des campagnes publicitaires.
Les enjeux de la conservation numérique : sécurité, conformité et efficacité.
Au-delà de l’obligation légale, l’archivage numérique revêt de nombreux enjeux pour les organisations :
- Enjeu de sécurité et d’intégrité. Bien conservées dans un SAE, les archives sont protégées de l’altération, la destruction ou la perte accidentelle. Horodatage, signature électronique, traçabilité et chiffrement assurent leur valeur probante.
- Enjeu de confidentialité. L’accès aux archives numériques doit être finement paramétré selon les habilitations de chaque utilisateur. Le SAE doit tracer cet accès pour des raisons de sécurité et de respect du RGPD.
- Enjeu de conformité. Face aux différentes réglementations, un archivage normé apporte la preuve que l’organisation respecte bien ses obligations en termes de conservation et de protection des données.
- Enjeu d’efficacité. Les archives numériques sont facilement exploitables grâce aux outils de recherche, de consultation et de partage. Elles permettent un accès rapide à l’information utile pour accomplir une tâche ou alimenter un processus décisionnel. C’est un gain de productivité considérable.
- Enjeu financier. L’archivage numérique bien géré évite les coûts de stockage de volumes de documents papier. Un document égaré, c’est aussi du temps et de l’argent perdus pour le rechercher ou le re-fabriquer.
- Enjeu écologique. En réduisant l’usage du papier et l’espace de stockage physique, l’archivage électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable et de transformation digitale de l’organisation.
C’est pourquoi, vous ne devez pas négliger la conservation numérique et d’y allouer les ressources nécessaires (humaines, techniques, financières). Elle doit faire partie intégrante de la stratégie de gestion de l’information de l’organisation, et notamment dans le cadre d’une gestion documentaire.
Comment choisir un spécialiste de l’archivage numérique ?
Pour monter en compétences sur la conservation numérique, il est recommandé de se faire épauler par un spécialiste. Voici quelques critères pour bien le choisir :
- Son expertise et son expérience du secteur d’activité,
- Son référencement par les autorités compétentes,
- La conformité de ses solutions aux normes règlementaires et de sécurité,
- La qualité de ses prestations (audit, conseil, mise en œuvre, formation…) et l’accompagnement proposé,
- Sa capacité d’adaptation aux volumes et aux besoins métiers,
- La localisation de ses centres de données et la possibilité de réversibilité,
- La transparence de ses tarifs et modèles de facturation.
Votre spécialiste doit être un véritable partenaire de confiance qui pourra vous accompagner sur le long terme.
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