Une entreprise en bonne santé est une entreprise qui recrute les meilleurs talents. Sur le papier, le processus semble simple pour les recruteurs : faire passer des entretiens et sélectionner les meilleurs candidats. Mais l’entreprise grandit, les candidatures se multiplient, et la gestion de leurs informations se complexifie… Comment assurer la sélection du meilleur profil et ne perdre aucune candidature intéressante ?
C’est là qu’intervient le suivi de recrutement. Scripters vous propose d’entrer dans les détails pour faire le meilleur choix en toutes circonstances !
Qu’est-ce qu’un suivi de recrutement ?
Lorsqu’un recruteur publie une offre d’emploi, il s’attend à recevoir un certain nombre de candidatures. Le volume de données peut vite devenir conséquent, de même que la quantité de travail générée : envoyer une réponse aux candidats, fixer une date pour un entretien d’embauche, passer en revue les candidatures, etc.
Effectuer un suivi de recrutement, c’est utiliser des systèmes pour garder une trace de chaque étape du processus. Chaque profil de candidat doit être ainsi suivi et référencé pour garder des informations comme la date de la candidature, le résultat des entretiens ou encore les compétences mises en avant.
Un suivi de recrutement bien effectué a plusieurs avantages :
- Faciliter la création et le suivi d’une offre d’emploi ;
- Trouver le profil idéal pour un poste ;
- Conserver les données de chaque candidat, y compris ceux qui ne sont pas reçus.
Le système de suivi des candidats : un outil incontournable
Pour organiser votre suivi de recrutement, il est important de songer au support. Si le plus simple est d’utiliser un tableau ou une feuille de calcul, le volume de candidatures peut vite créer une quantité de travail gargantuesque, ce qui limite l’efficacité d’un tel support. C’est là qu’intervient un outil précieux : le système de suivi des candidats.
Le système de suivi des candidats : définition
Également appelé ATS, de l’anglais Applicant Tracking System, le système de suivi des candidats est un logiciel dédié qui permet de garder une trace de chaque candidat. Il s’inscrit dans un système d’information des ressources humaines (SIRH), une suite logicielle qui assure l’intégration de tous les outils nécessaires à la gestion des ressources humaines.
Plus pratique qu’un simple tableau où vous notez les noms des candidats, un ATS centralise tous les outils dont les recruteurs auront besoin pour un suivi de recrutement efficace. Il a pour but de faciliter la recherche du candidat idéal.
Les fonctions du système de suivi de candidats
Le logiciel d’ATS sera votre outil principal dans le suivi de recrutement. Il rassemble toutes les ressources nécessaires pour un suivi efficace dans différentes sections, permettant ainsi de :
- Créer des offres d’emploi ;
- Centraliser les candidatures reçues ;
- Établir un classement des candidats en fonction de leur expérience et leurs compétences ;
- Écrire des réponses aux candidats selon qu’ils sont reçus ou non ;
- Conserver les CV et les données de chaque candidat ;
- Planifier les entretiens ;
- Planifier la formation d’un candidat accepté au sein de votre équipe.
Un ATS peut avoir d’autres fonctions selon les besoins des entreprises. Dans tous les cas, il doit permettre un examen détaillé de vos processus pour optimiser les recrutements et tirer le meilleur parti de vos offres d’emploi.
Bien utiliser le système de suivi des candidats
L’ATS est précieux pour la sélection et la formation de vos futurs collaborateurs. Il est notamment utile pour coordonner une équipe de recrutement : comme il garde une trace de chaque étape du processus dans un logiciel accessible à tous les membres de votre équipe, chacun peut consulter les informations des candidatures en cours.
Assurez-vous également de l’intégration de votre ATS parmi les logiciels internes de votre SIRH, qui gèrent chacun un aspect des ressources humaines. Par exemple, un système de gestion de la paie vous permet de gérer la rémunération de vos collaborateurs, tandis qu’un autre logiciel servira à la gestion des congés ou des prestations sociales.
L’ATS est donc nécessaire pour vos recrutements, mais ce n’est qu’un outil parmi d’autres. Les entreprises désirant optimiser les performances de leur service de ressources humaines devront donc bien utiliser chacun de ces outils !
Pourquoi utiliser un suivi de recrutement ?
Un suivi de recrutement efficace vous permettra de fluidifier vos processus à chaque niveau.
Désengorger le processus de recrutement
Dans les entreprises d’une certaine taille, les candidatures sont nombreuses et les recrutements fréquents. Pour une équipe de ressources humaines, il devient vite très difficile de gérer tant de données, ce qui limite l’efficacité du processus de sélection. Le suivi de recrutement vous permettra de mieux vous organiser et de voir au premier coup d’œil où en sont vos offres et vos recrutements.
Ainsi, chaque candidature est accompagnée de sa date, du poste recherché, de détails sur le profil du candidat, etc. Cela vous permet d’effectuer un classement et de traiter en priorité les données urgentes pour ne pas laisser vos candidats sans réponse !
Automatiser les flux de travail
Grâce aux systèmes de suivi des candidats, vous pouvez automatiser certains processus. Qu’il s’agisse de créer une offre pour un poste à pourvoir, de répondre aux candidats ou de fixer une date d’entretien, un logiciel bien conçu vous permettra de le faire avec un minimum d’efforts et ainsi d’économiser un temps précieux.
Garder une trace des échanges passés
Si chaque candidature ne débouche pas forcément sur une embauche, il est tout de même intéressant pour les recruteurs de garder une trace des candidatures pour examen ultérieur.
Avec un suivi de recrutement, vous garderez les CV reçus et les coordonnées des candidats ou de vos anciens employés. Chaque dossier restera référencé pour une recherche rapide du profil souhaité. Vous aurez ainsi une réserve de talents à consulter en cas de besoin !
Après le recrutement
Le suivi de recrutement ne s’arrête pas à l’embauche ! Vos systèmes internes doivent vous permettre de continuer à suivre les membres de votre équipe à chaque niveau. Vous devez ainsi réaliser un suivi des compétences pour rester au fait des performances et de l’évolution de vos collaborateurs. Il s’agit de récolter des informations pour tirer le plein potentiel de votre équipe.
La solution Scripters
Comme chaque entreprise a des besoins et une expérience qui lui sont propres, les logiciels qu’elle utilise doivent être adaptés. C’est précisément ce que vous propose Scripters : le développement de logiciels métier, pensés sur mesure pour l’activité de nos clients. Besoin d’organiser un suivi de recrutement ? Contactez-nous pour développer votre ATS !