En 2023, 1 335 900 formations ont été suivies en France via le Compte Personnel de Formation (CPF), selon le ministère du Travail. Même si ce chiffre est en baisse par rapport à 2022, suite à des mesures de régulation, il montre l’importance de la formation dans le monde de l’entreprise.
En effet, celle-ci permet de faire monter en compétences les salariés, servant à la fois les intérêts de l’entreprise, mais également la progression et donc l’épanouissement professionnel des collaborateurs.
Pour favoriser un processus de formation constant et pertinent au sein d’une entreprise, rien ne vaut un suivi de formation efficace. Celui-ci tend à prévoir et à organiser les formations dans le temps, ainsi qu’à gérer les détails pratiques des inscriptions, du budget et des acteurs de la formation.
Quel est donc l’intérêt du suivi de formation, et surtout, comment le mettre en place au sein d’une entreprise ? Scripters vous dit tout.
Qu’est-ce que le suivi des formations ?
La formation est primordiale dans le monde du travail, mais encore faut-il que celle-ci soit efficace ! Pour cela, un suivi de formation est une démarche intéressante à adopter.
Suivi de formation : Définition
Un suivi de formation est une procédure sur le long terme : il s’agit de l’organisation, de la gestion et de l’évaluation de toutes les formations qui ont lieu au sein de l’entreprise, en interne ou via un organisme de formation extérieur.
Il s’agit également d’évaluer les compétences acquises au cours des formations, et leur application dans les tâches et les actions quotidiennes. Ce suivi a donc lieu sur plusieurs mois, voire plusieurs années, et concerne tous les collaborateurs de l’entreprise, le service des ressources humaines, mais également la direction générale.
En effet, l’objectif est à la fois de mettre en place les formations appropriées aux besoins et aux envies des employés, mais aussi d’évaluer la pertinence de cette formation dans le quotidien du travail, ainsi que l’actuel développement des compétences et de la performance des salariés.
Les objectifs d’un suivi des formations
Mettre en place un suivi de formation profite autant aux entreprises qu’aux apprenants. Enfin, pour l’entreprise, les objectifs sont :
- d’organiser et de prévoir sereinement des formations adaptées ;
- de vérifier si les compétences acquises par les salariés sont effectivement appliquées sur le terrain ;
- de mesurer l’efficacité et la qualité d’une formation par rapport au travail, et éventuellement d’adapter l’offre de formation par la suite ;
- de rassembler des données utilisables sur le long terme sur une seule et même plateforme (compétences travaillées, avis des collaborateurs sur la formation, tarifs des organismes, etc.) ;
- parallèlement, de remplir les obligations de formation d’une entreprise.
Pour les salariés, l’intérêt et les objectifs d’un suivi de formation sont :
- de proposer et de rendre accessible l’offre de formation ;
- en cela, d’encourager la progression des compétences et donc l’engagement professionnel du salarié via l’apprentissage ;
- d’avoir une trace de l’évolution professionnelle et des formations suivies au cours des années.
Cet engagement de la part du salarié profite aussi à l’entreprise, car elle lui permet de mieux fidéliser ses talents et donc de réduire le turn over ou les problèmes de recrutement. D’ailleurs, mettre en place un suivi de recrutement est également une option profitable !
Comment mettre en place un suivi des formations?
Instaurer un suivi des formations est un projet qui se prépare. Suivez nos conseils pour être sûr de bénéficier d’un suivi qui fonctionne.
Préparer le suivi des formations et poser des objectifs clairs
Avant toute mise en place, réfléchissez aux objectifs du suivi de formation qui sont les vôtres (ils peuvent être différents selon les entreprises) : est-ce de proposer des formations adéquates ? De surveiller l’application des formations grâce à des indicateurs ? D’avoir davantage de données accessibles pour les ressources humaines ?
En fonction de vos objectifs, vous pourrez mettre l’accent sur tel ou tel élément du suivi de formation.
De plus, définissez qui sera en charge du suivi : est-ce la direction des ressources humaines (DRH), le manager, la direction générale ? Si le suivi de formation peut servir à tous, il doit être surveillé, mis à jour et adapté régulièrement. Définir qui sera responsable de cette tâche et des actions inhérentes est donc primordial.
Avoir de bons outils
Se doter d’outils est indispensable pour suivre l’évolution de l’offre de formation et de chaque plan proposé aux collaborateurs. En effet, un suivi exige de rassembler des informations issues de divers supports, et de les conserver dans le temps. Pour cela, les outils digitaux, logiciels hardware ou en ligne, offrent de nombreuses possibilités.
Un tableur Excel est la première approche d’un outil de suivi de formation : celui-ci permet déjà de rassembler des données, de les manier grâce à des formules intelligentes et de suivre les dates, les tarifs et les acteurs de toute formation. L’avantage réside aussi dans sa forte personnalisation : vous pouvez intégrer les éléments qui vous intéressent et donc faire ressortir des résultats clés.
Cependant, pour de grandes entreprises ou pour un accompagnement plus complet de tous les salariés, Excel peut présenter des limites, en matière de lisibilité notamment. Opter pour un logiciel dédié au suivi et à la gestion de formation est alors une solution pertinente.
L’utilité d’un logiciel de gestion des formations pour une entreprise
Un tel logiciel permet en effet de remplir toutes les obligations et contraintes d’une gestion et d’un suivi de formation. Appelés aussi Learning Management System (LMS), ces outils rassemblent de nombreuses fonctionnalités très utiles pour le suivi des formations.
Ces fonctionnalités sont notamment les suivantes :
- création de contenus de formation, en ligne ou en présentiel ;
- inscription et suivi des apprenants ;
- gestion du calendrier ;
- suivi de la progression ;
- intégration de supports d’apprentissage ;
- présentation du catalogue de formation et des organismes externes partenaires (avec leurs tarifs).
À noter : Des logiciels de suivi de compétences existent également pour suivre le parcours et la progression de tous les apprenants !
Exemples de logiciel de suivi de formation
Les logiciels LMS connus sont par exemple Factorial (logiciel SIRH complet, qui s’est doté de fonctionnalités spécifiques à la formation), Digiforma, Empowill, TMS (Training Management Solution – Place de la formation), etc.
Avec Factorial, vous pouvez suivre le parcours de formation des salariés, donner accès à des outils de formation, évaluer les compétences ou élaborer des offres de formation personnalisées. Le logiciel TMS, quant à lui, dispose d’un bureau paramétrable qui vous permet d’afficher le planning des formations, les actions à effectuer (notamment inscription des apprenants), le catalogue, etc.
Vous ne trouvez pas de logiciel de suivi des formations qui allie qualité, efficacité et respect de vos exigences ? Vous pouvez envisager le développement sur mesure d’un logiciel : Scripters vous propose son expertise pour créer celui qui vous conviendra parfaitement !