En anglais “flux de travail”, un workflow est un ensemble de tâches devant être réalisé par une personne ou par une équipe dans un but spécifique. En entreprise, ce terme s’est imposé avec l’automatisation des processus : cherchant à optimiser leurs processus métiers grâce à des outils ou des logiciels, les entreprises ont dû définir chacune de leurs étapes : c’est cette suite de tâches qu’on appelle workflow.
Gestion de projet, comptabilité, mais aussi prospection et relations commerciales : de nombreux services d’une entreprise peuvent être concernés par les workflows. Ainsi, selon une étude Archimag de 2022, 3 entreprises sur 10 ont déjà automatisé au moins un flux de travail. Mais quels sont ces workflows, et quels sont les avantages de leur automatisation ? Scripters décrypte le sujet.
Workflow : tout savoir sur les flux de travail
Définition d’un workflow
Un workflow est un ensemble de tâches à effectuer pour aboutir à un résultat. Ainsi, la facturation d’une entreprise envers une autre organisation est un workflow en ce qu’elle comprend :
- un objectif (qu’une entreprise soit payée pour ses services) ;
- des acteurs (le service comptable de l’une et l’autre organisation) ;
- des étapes, dont un début et une fin ;
- des processus (comment cette demande de paiement est effectuée).
Ce flux de travail doit donc être organisé dans un ordre spécifique, mais aussi être optimisé de manière à être le plus efficace, c’est-à-dire à coûter le moins cher possible.
Dans cette optique, l’automatisation des workflows devient cruciale pour de nombreuses entreprises, en confiant à des outils informatiques (application ou logiciel) l’accomplissement de tâches plus ou moins complexes, et ce dans de nombreux domaines.
Automatisation, BPM, RPA, workflows : quelles différences ?
La notion de “workflow” s’est démocratisée avec le développement de l’automatisation des processus en entreprise (process en anglais). Or, tous ces concepts, s’ils sont proches, ne se recoupent pas exactement. Les différences sont essentiellement des différences d’échelle.
On appelle automatisation des processus le fait de recourir à des outils qui permettent d’automatiser certaines tâches, et ainsi de gagner en efficacité par rapport aux actions humaines. L’automatisation des workflows est donc une partie de ce processus global.
La RPA, ou Robotic Process Automation, est ainsi l’un de ces outils d’automatisation : elle désigne le recours à des robots pour effectuer certaines tâches répétitives. Plus spécifique qu’un logiciel d’automatisation, mais aussi plus accessible, la RPA se concentre sur l’interface utilisateur, sans modifier le code source existant.
Le BPM, ou Business Process Management est quant à lui une approche large des process au sein d’une entreprise. Celle-ci vise à auditer l’ensemble des processus métier de l’organisation, pour ensuite concevoir, modéliser et optimiser ce modèle. Le BPM s’appuie donc sur différents logiciels pour traiter de nombreuses données et améliorer l’organisation d’une entreprise dans son ensemble.
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Exemples de workflows dans différents métiers et services
Automatisés ou non, les workflows se rencontrent dans de nombreux domaines et pour de nombreux services. Voici quelques exemples de workflows en fonction du métier :
- Dans le secteur bancaire : l’ouverture d’un compte ou la demande d’un prêt ;
- Dans le commerce : la recherche d’une pièce ou d’un article via l’utilisation d’un outil de gestion des stocks ;
- Dans l’industrie : l’exécution d’une pièce par des outils ou des machines après sa modélisation ;
- Dans les services : le traitement d’un colis et son suivi.
C’est aussi au sein des différents services d’une même entreprise que l’on rencontre de nombreux workflows. Après un audit de l’organisation, il sera possible d’automatiser certains de ces flux de travail afin de les optimiser.
- Commercial : le lead nurturing, ou suivi de ses prospects et des actions à mener envers eux ;
- Ressources Humaines : la gestion des congés et l’aide au recrutement (pré-sélection de candidat, notamment) ;
- Comptabilité : création des factures sortantes, ainsi que saisie et traitement des factures entrantes ;
- Gestion de projet : attribution des tâches et des rôles, planification ;
- Opérationnel : contrôle et vérification des stocks.
Tous ces workflows jouent donc un rôle sur l’efficacité globale de l’entreprise : comprendre leur importance et chercher à les optimiser, notamment via la mise en place d’outils d’automatisation, comporte donc de nombreux avantages pour les entreprises. Mais lesquels ?
Les avantages de l’automatisation des workflows
L’automatisation des flux de travail est en hausse dans de nombreuses entreprises. Et pour cause : en libérant du temps aux collaborateurs et en limitant les possibilités d’erreurs, le recours aux logiciels et aux systèmes informatiques fait gagner un temps précieux aux organisations. Mais là n’est pas le seul avantage.
Un gain de productivité
En automatisant certaines tâches répétitives et rébarbatives, l’automatisation des flux de travail permet de libérer du temps aux salariés pour des travaux à plus forte valeur ajoutée. De plus, le risque d’erreur, important chez l’humain, est minimisé avec un système informatisé ou un logiciel.
Ainsi, c’est l’efficacité globale et la productivité d’une entreprise qui sont améliorées grâce à l’automatisation. D’ailleurs, la réduction des délais de traitement est le premier des avantages de l’automatisation cité par les entreprises, selon l’enquête Archimag de 2022.
Une meilleure visibilité sur chaque projet
Grâce à des outils bien choisis et à une modélisation efficace, les workflows automatisés permettent non seulement un gain de temps, mais également une bonne visibilité sur l’ensemble du flux de travail. Ses acteurs sont clairement identifiés, comme l’évolution du processus et son statut (“en cours”, “non fait”, “achevé”, etc.).
Cette meilleure organisation permet de gagner en qualité dans le travail accompli (ou à accomplir).
Une meilleure communication entre collaborateurs
Avec l’automatisation des workflows, la définition et la répartition des tâches deviennent plus évidentes : chaque acteur ou responsable d’une tâche est clairement identifié. Une bonne étape vers l’amélioration de la collaboration, sans perte de temps ni doublon ! Chaque information concernant le workflow est documentée et peut être consultée par tous.
Une réduction des erreurs, des risques et des coûts
Le recours aux machines permet de limiter les dépenses liées à l’utilisation de ressources humaines. Mais là n’est pas le seul gain économique : en réduisant le risque d’erreurs humaines, qui coûtent souvent cher, l’automatisation représente un avantage financier de taille.
Ainsi, 3 entreprises sur 5 affirment que le ROI (Return on investment) de chaque projet d’automatisation est positif (enquête Archimag).