La dématérialisation des documents est une pratique qui consiste à convertir les documents papier en format numérique et à les gérer de manière électronique.
Cette transformation numérique est de plus en plus adoptée par les entreprises et les administrations en raison des nombreux avantages qu’elle offre. Selon une étude La Poste de 2024, 60 % des PME utilisent déjà la signature électronique, témoignant de l’importance croissante de la dématérialisation dans le monde professionnel. Pour cela, de nombreux logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED) ont vu le jour.
Vous souhaitez moderniser la gestion de vos documents ? Scripters vous présente un guide complet pour la mise en place de la dématérialisation des documents dans les entreprises et les administrations.
Bien se préparer à la dématérialisation
La dématérialisation des documents est un projet d’envergure qui nécessite une préparation minutieuse pour garantir son succès. Une préparation minutieuse permet de réduire les risques, d’optimiser les ressources et de s’assurer que le projet répond aux besoins spécifiques de l’entreprise.
L’évaluation des besoins
L’évaluation des besoins consiste à analyser les processus actuels et à identifier les documents à dématérialiser. Cette première étape permet de définir les objectifs du projet, de prioriser les actions et de planifier les ressources nécessaires.
Choix des outils et technologies
Lors du choix des technologies, il est primordial de sélectionner une solution adaptée aux problématiques de l’entreprise, tout en garantissant leur compatibilité et leur intégration avec le système existant. Étudiez tous les outils présents sur le marché, en les comparant à vos critères. De manière globale, on distingue différents types d’outils :
Les logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED)
Ce sont les solutions les plus complètes pour la dématérialisation des documents : les GED stockent, organisent et rendent accessibles les documents à tous les collaborateurs, sur toutes les interfaces. Elles permettent ainsi aux PME comme aux grands groupes de gagner en productivité, de réduire les erreurs humaines et de faciliter la collaboration entre les équipes.
Aujourd’hui, 52 % des PME ont recours à un logiciel GED : cette adoption croissante témoigne de l’importance de ces outils pour améliorer les performances opérationnelles et diminuer les coûts.
Les Systèmes d’Archivage des Documents (SAE)
Un Système d’Archivage des Documents, ou SAE, a des fonctionnalités quelque peu différentes d’une GED : il permet de conserver des documents de façon sécurisée, et ce à long terme. Si ces dossiers ne peuvent alors plus être modifiés, leur intégrité est garantie : une SAE répond en effet à la norme NF Z 42-013.
Les solutions de signature électronique
Les solutions de signature électronique sont essentielles pour prouver l’authenticité et l’intégrité des documents digitalisés. Elles permettent de signer un document conformément aux exigences légales, et de façon sécurisée. Cependant, elles se limitent à cette fonction et ne permettent pas de gestion complète de vos documents.
Vous ne trouvez pas de solution GED adaptée à votre entreprise ? Scripters peut créer avec vous un logiciel sur mesure, répondant à toutes vos exigences en matière de dématérialisation.
La formation des équipes
La formation des équipes est un élément majeur pour assurer la réussite de la dématérialisation des documents. Une formation adéquate permet de s’assurer que les utilisateurs comprennent la solution, qu’ils sont capables de l’utiliser efficacement et qu’ils adoptent les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire numérique.
La formation aide aussi à réduire la résistance au changement en expliquant les avantages des nouveaux outils et en montrant comment ils facilitent le travail quotidien. Une formation bien structurée permet aux utilisateurs de maîtriser rapidement les nouveaux processus, ce qui améliore leur efficacité et leur productivité.
Mise en œuvre de la dématérialisation
Pour une dématérialisation efficace de vos documents, être méthodique est de mise. Voici donc les différentes étapes et les outils nécessaires pour réussir la transition vers une gestion électronique des documents.
Numérisation des documents
La numérisation des documents constitue la première phase de la dématérialisation. Elle consiste à convertir les documents papier en formats numériques, permettant ainsi leur gestion électronique. Cette étape garantit la qualité et l’intégrité des documents électroniques (facture, fiche de paie dématérialisée, etc.).
Les logiciels de scannage permettent de contrôler les scanners et de configurer les paramètres de numérisation, tels que le format, la résolution du fichier et les options de traitement d’image.
Les logiciels OCR (Optical Character Recognition, ou Reconnaissance optique des caractères), tels qu’Adobe Acrobat, ABBYY FineReader et Tesseract, permettent de convertir les images de documents en texte éditable. Ils offrent également d’autres services, comme la reconnaissance de plusieurs langues et la correction automatique des erreurs.
Organisation et classement des documents numériques
L’organisation et le classement des documents électroniques sont des étapes importantes pour garantir une gestion efficace et sécurisée des documents dématérialisés.
Une structure de classement bien pensée et l’utilisation de métadonnées permettent de faciliter la recherche, la récupération et la gestion des données, tout en assurant leur conformité.
Sécurisation des documents numériques
La sécurisation des documents numériques est un élément primordial pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de l’information.
Dans un contexte où les cybermenaces sont de plus en plus sophistiquées, il est nécessaire de veiller aux mesures de sécurité et de gérer efficacement les accès et les droits des utilisateurs.
Gestion et suivi de la dématérialisation
La gestion et le suivi de la dématérialisation des documents favorisent le succès et la pérennité du projet. Une fois les documents numérisés et intégrés dans les systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED), il est essentiel de mettre en place des processus pour gérer, suivre et optimiser la dématérialisation.
L’archivage électronique
L’archivage électronique doit respecter les normes et réglementations en vigueur, telles que les exigences de conservation des documents et les normes de sécurité. C’est pourquoi il est important d’effectuer des audits réguliers et de choisir une GED avec une certification qui garantit la conformité de l’archivage électronique.
N’hésitez pas à utiliser des solutions d’archivage à long terme pour conserver les documents numériques de manière sécurisée et accessible. Cela inclut des solutions de stockage cloud ou des Systèmes d’Archivage Électronique (SAE).
Automatisation des processus
Afin d’automatiser les processus de gestion des documents, tels que l’approbation des documents, la validation des contrats, la gestion des factures, etc., il est important de définir des workflows précis. Ces workflows doivent être intégrés dans les systèmes existants, tels que les ERP, les CRM et les systèmes de gestion des ressources humaines, pour assurer une gestion cohérente et efficace des documents.
De plus, leur conception doit refléter les processus métiers spécifiques de l’organisation, en tenant compte des différentes étapes de traitement, des intervenants impliqués et des délais à respecter.
En suivant ces étapes clés et en utilisant les technologies adaptées, les entreprises et les organisations peuvent dématérialiser leurs documents avec succès.