Gestion documentaire : comprendre, maîtriser et optimiser la gestion des informations en entreprise

Imaginez un système où chaque document est accessible en quelques clics, où les informations cruciales ne se perdent jamais, et où les procédures internes sont fluides et sans accroc. C’est ce que vise une bonne gestion documentaire. Dans un environnement professionnel, la documentation est omniprésente, qu’il s’agisse de contrats, de fichiers de travail, de factures, ou encore de données clients. Une gestion efficace de cette documentation permet non seulement de gagner en productivité, mais aussi de garantir la conformité aux exigences légales, d’améliorer la qualité du travail, et d’assurer une traçabilité irréprochable.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui néglige cette gestion : les fichiers se perdent, les collaborateurs perdent un temps précieux à chercher des fichiers, et la conformité aux normes telles que l’ISO est compromise. Le résultat ? Des clients insatisfaits, des coûts supplémentaires et une perte de compétitivité.

Dans ce contexte, investir dans une solution de gestion documentaire adaptée n’est pas seulement une bonne pratique, c’est une nécessité stratégique. Chez Scripters, nous vous guidons pour comprendre les tenants et aboutissants de la gestion documentaire, comment la mettre en place efficacement dans votre organisation, et comment éviter les pièges courants.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

Définition et principes de base

La gestion documentaire, souvent abrégée en GED (Gestion Électronique des Documents), englobe l’ensemble des processus et méthodes utilisés pour gérer les documents au sein d’une organisation tout au long de leur cycle de vie. De la création à l’archivage, en passant par le classement, le traitement et la validation, chaque étape est cruciale pour garantir la qualité et la disponibilité des informations.

Contrairement à la simple gestion des fichiers physiques, la GED se concentre sur la gestion numérique des informations. Cela signifie que chaque document est non seulement stocké de manière sécurisée, mais aussi facilement accessible, traçable, et modifiable selon les besoins. Les outils de GED, tels que DocuWare, permettent de centraliser l’accès aux fichiers, d’automatiser les flux de travail, et d’assurer que chaque version d’un fichier est correctement suivie.

Les objectifs d’une bonne gestion documentaire

Les objectifs principaux d’une gestion documentaire efficace sont les suivants :

• Organisation et accessibilité : Un système bien conçu permet à chaque collaborateur de retrouver rapidement et facilement les ressources dont il a besoin. Cela inclut la mise en place de classement logique, d’indexation des fichiers, et de recherche optimisée.
  
• Sécurité et conformité : Garantir que chaque information est protégée contre les accès non autorisés et que les fichiers sensibles sont gérés selon les normes et régulations en vigueur, comme le RGPD en Europe. Cela inclut le stockage sécurisé, la gestion des droits d’accès, et la mise en place de procédures de validation rigoureuses.
  
• Optimisation des processus : En réduisant le temps nécessaire pour rechercher et traiter les documents, une bonne gestion documentaire permet d’améliorer la productivité des collaborateurs. L’intégration avec d’autres systèmes de gestion, tels que les ERP (Enterprise Resource Planning) et les CRM (Customer Relationship Management), est essentielle pour une fluidité des flux de travail.
  

Les types de documents gérés

Dans une entreprise, différents types de documents doivent être pris en charge, chacun ayant ses propres exigences de gestion :

• Documents administratifs : Incluent les contrats, les factures, les bons de commande, les fiches de paie, et autres documents liés à la gestion courante de l’organisation. Ces documents doivent être facilement accessibles, tout en étant protégés et archivés selon les normes.
  
• Documents techniques : Concernent les plans d’architecture, les spécifications techniques, les manuels d’utilisation, etc. Ces documents nécessitent une gestion particulière pour garantir qu’ils sont toujours à jour et disponibles pour les équipes techniques.
  
• Documents de communication : Emails, rapports, présentations, et autres documents utilisés pour les échanges internes et externes. Ils doivent être correctement classés pour éviter les pertes d’informations et garantir la continuité des communications.
  
• Documents légaux : Incluent les documents juridiques, les règlements, les certifications, etc. Leur gestion doit être extrêmement rigoureuse pour assurer la conformité et la sécurité juridique de l’entreprise.
  

Les 6 étapes clés de la gestion documentaire

1. Création et réception des documents

La gestion documentaire commence dès la création ou la réception des fichiers. Cela inclut : 

• la production de documents internes, comme les rapports ou les notes de service, 
• ainsi que la réception de documents externes, tels que les courriers, les emails, ou les formulaires en ligne.

Pour une gestion efficace, il est crucial de définir des procédures standardisées pour la création et la réception des documents. Par exemple, automatiser la création de documents (comme les factures générées par un système ERP) peut réduire les erreurs et garantir la cohérence des formats.

De même, la réception des documents externes doit être gérée de manière organisée. Les emails doivent être triés et classés dans des dossiers spécifiques dès leur réception, tandis que les courriers papier doivent être scannés et convertis en documents numériques pour être intégrés dans le système de gestion.

Lisez nos conseils sur la dématérialisation des factures fournisseurs.

2. De la classification, à l’indexation

Une fois les supports créés ou reçus, l’étape suivante consiste à les classer et à les indexer de manière logique. La classification des documents est essentielle pour garantir que les collaborateurs puissent retrouver rapidement les informations dont ils ont besoin.

Pour la classification, inous vous recommandons de mettre en place une structure de classement claire et intuitive, qui reflète les besoins de l’organisation. Les documents peuvent être classés : 

• par type (ex : fiches de paie dématérialisées), 
• par département (ex : RH), 
• par projet (ex : transformation numérique), 
• ou par toute autre catégorie pertinente mais homologuée. 

Il est important d’éviter les classifications trop complexes, qui pourraient rendre la recherche de documents plus difficile.

Concernant l’indexation, elle consiste à associer des mots-clés, des catégories, ou des métadonnées à chaque document pour faciliter leur recherche. Par exemple, une facture électronique peut être indexée avec des métadonnées telles que le nom du fournisseur, la date, le numéro de facture, etc. Cela permet aux utilisateurs de retrouver rapidement un document en utilisant des critères de recherche spécifiques.

3. Stockage et archivage

Le stockage des documents est une étape cruciale de la gestion documentaire. Les documents peuvent être stockés de différentes manières, selon leur nature et leur importance.

• Supports de stockage : Les documents numériques peuvent être stockés sur des serveurs locaux, dans le cloud, ou sur des supports physiques comme des disques durs externes. Le cloud offre l’avantage de l’accessibilité et de l’évolutivité, mais pose des questions en termes de sécurité et de souveraineté des données.
  
• Archivage éléctronique : Les documents qui ne sont plus utilisés régulièrement mais qui doivent être conservés pour des raisons légales ou historiques doivent être archivés. L’archivage doit être sécurisé et conforme aux durées de conservation légales. Par exemple, en France, les factures doivent être conservées pendant une durée minimale de 10 ans.
  
• Erreurs courantes : Parmi les erreurs courantes en matière de stockage et d’archivage, on trouve le stockage non sécurisé des documents sensibles, l’absence de plan de récupération des données en cas de sinistre, et la conservation excessive de documents qui auraient dû être détruits.
  

4. Accès et diffusion des documents

L’accès aux dossiers doit être géré de manière à assurer la sécurité des informations tout en facilitant leur utilisation par les personnes autorisées.

• Gestion des droits d’accès : Il est essentiel de définir des rôles et des permissions pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Par exemple, seuls les responsables financiers devraient avoir accès aux documents comptables sensibles, tandis que les documents de communication internes peuvent être accessibles à un plus grand nombre de collaborateurs.
  
• Outils de diffusion : Les documents peuvent être partagés via des intranets, des systèmes de GED, ou des plateformes collaboratives comme Microsoft SharePoint ou Google Drive. Ces outils permettent de centraliser les documents et d’en contrôler l’accès, tout en facilitant leur diffusion auprès des utilisateurs autorisés.
  
• Conseils pour un accès contrôlé : Il est important de ne pas accorder un accès trop large aux documents sensibles. La mise en place de logs d’accès permet de suivre qui a accédé à quel document et quand, renforçant ainsi la sécurité et la traçabilité.
  

5. Consultation, modification et versioning

Les documents sont souvent consultés et modifiés au fil du temps, ce qui nécessite une gestion rigoureuse des versions.

• Gestion des versions : La gestion des versions consiste à conserver un historique des modifications apportées à un document, de manière à pouvoir revenir à une version antérieure si nécessaire. Cela est particulièrement important pour les documents qui subissent de fréquentes modifications, comme les contrats ou les spécifications techniques.
  
• Erreurs à éviter : Il est essentiel d’éviter l’écrasement de versions précédentes ou l’absence de suivi des modifications. Pour cela, il est recommandé d’utiliser des outils de gestion de versions qui permettent de conserver un historique complet des modifications et d’identifier facilement la version la plus récente d’un fichier.
  

6. Conservation et destruction

La dernière étape du cycle de vie des documents est leur conservation à long terme ou leur destruction sécurisée.

• Politiques de rétention : Les politiques de rétention définissent la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés. Ces durées varient en fonction de la nature des documents et des exigences légales. Par exemple, les documents comptables doivent être conservés pendant une durée minimale de 10 ans en France.
  
• Destruction sécurisée : Lorsque les documents atteignent la fin de leur cycle de vie, ils doivent être détruits de manière sécurisée, en particulier s’ils contiennent des informations sensibles. Les méthodes de destruction sécurisée incluent le broyage des documents papier et l’effacement sécurisé des documents numériques.
  
• Conseils pour la destruction : Il est important de ne pas conserver les documents plus longtemps que nécessaire, afin de réduire les risques de fuite d’informations. Il est également essentiel de respecter les régulations en matière de destruction des documents, en particulier celles relatives à la protection des données personnelles ou des réglementations en vigueur concernant la dématérialisation .
  

Les outils et technologies pour une meilleure gestion documentaire

Les logiciels de GED

Les logiciels de GED sont des outils essentiels pour la gestion des documents numériques. Ils permettent de : 

• centraliser, 
• classer, 
• rechercher, 
• et partager les documents au sein de l’organisation, tout en assurant la sécurité et la traçabilité des informations.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel GED ? 

Un bon logiciel de GED doit offrir des fonctionnalités telles que la classification et l’indexation des documents, la recherche avancée par mots-clés ou métadonnées, la gestion des versions, la sécurité des dossiers (cryptage, gestion des droits d’accès), et la possibilité de collaborer sur des documents en temps réel.

Comment choisir le bon logiciel ?

Le choix d’un logiciel de GED dépend des besoins spécifiques de l’entreprise. Il est important de prendre en compte des critères tels que :

• la taille de l’organisation,
• le volume de documents à gérer,
• les exigences de sécurité,
• et l’intégration avec les autres systèmes de l’entreprise, comme les ERP et les CRM.

Solutions de stockage et archivage dans le cloud

Le cloud est devenu une solution de stockage de plus en plus populaire pour les documents numériques, en raison de son accessibilité et de son évolutivité.

Quels sont les avantages du cloud ?

Le cloud permet de stocker de grandes quantités de documents en ligne, offrant un accès facile depuis n’importe quel endroit et sur n’importe quel appareil. Il offre également une grande flexibilité, permettant aux entreprises d’augmenter ou de réduire leur capacité de stockage en fonction de leurs besoins.

Quelles sont les limites du cloud ?

Malgré ses avantages, le cloud présente certaines limites. Les entreprises doivent être conscientes des questions de sécurité, notamment en ce qui concerne la protection des informations sensibles et la conformité aux réglementations sur la protection des données (comme le RGPD). De plus, la dépendance à un fournisseur de services cloud peut poser des problèmes en cas de défaillance ou de changement de politique du fournisseur.

Intégration avec d’autres systèmes de gestion

La gestion documentaire ne doit pas être isolée des autres systèmes de l’entreprise. L’intégration avec des systèmes comme les ERP, les CRM, et les outils de collaboration est essentielle pour une gestion documentaire efficace.

• Intégration avec ERP et CRM : Les ERP (Enterprise Resource Planning) et les CRM (Customer Relationship Management) sont des systèmes clés dans de nombreuses entreprises. L’intégration de la gestion documentaire avec ces systèmes permet de centraliser la gestion des documents liés aux processus métiers, tels que les factures, les contrats, et les dossiers clients.
  
• Automatisation des processus documentaires : L’automatisation des processus documentaires, comme la génération automatique de rapports ou l’envoi automatisé de documents pour signature, permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Par exemple, l’intégration d’une solution de GED avec un ERP peut permettre de générer automatiquement des factures électroniques à partir des commandes enregistrées dans l’ERP.
  

Sécurité et conformité des données

La sécurité des données est une préoccupation majeure dans la gestion documentaire, en particulier pour les documents sensibles ou confidentiels.

Pour protéger les documents numériques, il est essentiel de mettre en place des mesures de sécurité telles que : 

• le cryptage des données,
• l’authentification à deux facteurs pour l’accès aux ressources sensibles,
• et la gestion des droits d’accès. 

De plus, il est recommandé de surveiller régulièrement les logs d’accès pour détecter toute activité suspecte.

Pour finir, la gestion documentaire doit être conforme aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD en Europe, qui impose des obligations strictes en matière de protection des informations personnelles. Les entreprises doivent s’assurer que leurs pratiques de gestion documentaire respectent ces régulations, sous peine de sanctions légales.

Nos conseils pratiques pour optimiser votre gestion documentaire 

Chez Scripters, en tant qu’ESN spécialisée dans le développement de logiciels et applications sur mesure, nous comprenons l’importance cruciale d’une gestion documentaire optimisée pour les entreprises. Notre mission est d’accompagner nos clients dans la conception et l’intégration de solutions numériques adaptées à leurs besoins spécifiques, y compris la mise en place d’une gestion documentaire efficace. Dans cette section, nous vous proposons des conseils pratiques pour vous aider à structurer et à améliorer la gestion de vos documents au sein de votre organisation.

Mettre en place une politique documentaire claire

La première étape pour une gestion des fichiers efficace est de définir une politique documentaire claire et bien structurée.

La politique documentaire doit inclure des règles pour : 

• convention de nommage,
• la classification,
• l’indexation, 
• le stockage, 
• l’accès, 
• la modification, 
• la conservation, 
• et la destruction des documents. 

Elle doit également préciser les rôles et responsabilités de chacun en matière de gestion documentaire.

Il est essentiel de former régulièrement les collaborateurs aux pratiques de gestion documentaire, notamment en ce qui concerne la sécurité des informations et la conformité aux régulations. Une bonne formation permet de réduire les erreurs humaines et d’assurer que tous les membres de l’organisation suivent les mêmes règles.

Comment bien nommer vos fichiers ?

Un bon système de gestion documentaire commence par une convention de nommage cohérente et descriptive des fichiers. Voici quelques conseils pour nommer vos fichiers de manière efficace :

1. Utilisez des noms descriptifs : Le nom du fichier doit immédiatement donner une idée de son contenu. Par exemple, pour une facture, un bon nom pourrait être : 2024-01-15_Facture_Acme_Corp_001.pdf. Ce nom inclut la date, le type de document, le nom du fournisseur, et un numéro de série, ce qui facilite l’identification.
   
2. Incorporez la date dans le nom du fichier : Pour faciliter la recherche et le classement chronologique, incluez toujours la date dans le format AAAA-MM-JJ au début du nom de chaque fichier. Par exemple, 2024-03-10_Contrat_ABC_Solutions.pdf.
   
3. Utilisez des séparateurs standard : Pour améliorer la lisibilité, utilisez des underscores (_) ou des tirets (-) comme séparateurs. Évitez les espaces et les caractères spéciaux, qui peuvent poser des problèmes sur certains systèmes.
   
4. Maintenez une longueur de nom raisonnable : Bien que les noms de fichiers doivent être descriptifs, ils ne doivent pas être trop longs. Essayez de limiter le nom à une longueur qui reste facilement lisible et ne dépasse pas 255 caractères, la limite imposée par la plupart des systèmes de fichiers.
   
5. Incluez des informations spécifiques : Selon la nature du document, incluez des détails comme le numéro de facture, le type de contrat, ou le nom du client. Par exemple, pour un rapport trimestriel, utilisez un nom comme 2024-Q1_Rapport_Financier_ABC_Corp.pdf.
   
6. Soyez cohérent : La cohérence est clé. Une fois une convention de nommage définie, assurez-vous que tous les collaborateurs l’utilisent de manière systématique pour chaque type de fichier. Cela rend la gestion et la recherche des documents beaucoup plus efficaces.
   

Impliquer les utilisateurs dans le processus

Une gestion documentaire efficace nécessite l’implication de tous les utilisateurs.

Pour que la gestion documentaire soit réellement efficace, elle doit répondre aux besoins des utilisateurs finaux. Il est donc important de recueillir leurs avis et de les impliquer dans la définition des procédures et des outils de gestion documentaire.

Chaque utilisateur doit être responsable de la gestion des documents qu’il crée ou reçoit. Cela inclut le respect des règles de classement, la gestion des versions, et la sécurisation des documents sensibles.

Vous devez éviter ces erreurs courantes

Certaines erreurs sont courantes dans la gestion documentaire et peuvent avoir des conséquences graves pour l’entreprise.

Erreur 1 : Ne pas sous-estimer l’importance de la sécurité

Une mauvaise gestion de la sécurité peut entraîner des fuites d’informations sensibles, des pertes de données, ou des sanctions légales. Il est crucial de mettre en place des mesures de sécurité robustes et de surveiller régulièrement les pratiques de gestion documentaire.

Erreur 2 : Éviter les classifications trop complexes 

Une classification trop complexe peut rendre la recherche de documents difficile et entraîner des erreurs de classement. Il est préférable d’opter pour une classification simple et intuitive, qui reflète les besoins réels des utilisateurs.

Erreur 3 : Assurer un suivi régulier des politiques mises en place :

Les politiques de gestion documentaire doivent être régulièrement revues et ajustées en fonction des évolutions technologiques, des changements dans l’organisation, et des nouvelles régulations. Il est important de procéder à des audits réguliers pour s’assurer que les pratiques en vigueur sont conformes aux règles définies.

Limites et défis de la gestion documentaire

1. Complexité et coûts de mise en œuvre

La mise en place d’une gestion documentaire efficace peut être complexe et coûteuse.

La mise en place d’un système de gestion documentaire, notamment d’un logiciel de GED, nécessite un investissement initial en termes de logiciels, de matériel, et de formation. Cet investissement peut être significatif, en particulier pour les petites entreprises.

Une fois le système en place, il nécessite une maintenance continue, notamment pour assurer la sécurité des données, mettre à jour les logiciels, et former les nouveaux collaborateurs. Cette maintenance peut également représenter un coût important pour l’entreprise.

2. Risques liés à la sécurité des données

La sécurité des données est un enjeu majeur dans la gestion documentaire.

• Menaces externes : Les cyberattaques, telles que les ransomwares ou les piratages, peuvent compromettre la sécurité des données stockés numériquement. Il est essentiel de mettre en place des mesures de protection robustes pour prévenir ces menaces.
  
• Menaces internes : Les erreurs humaines, comme la mauvaise gestion des mots de passe ou l’accès non autorisé à des documents sensibles, représentent également un risque important. La formation des collaborateurs et la mise en place de politiques de sécurité strictes sont essentielles pour réduire ces risques.
  

3. Difficulté d’adaptation pour certaines entreprises

Certaines entreprises, notamment les petites structures ou celles ayant des cultures de travail plus traditionnelles, peuvent rencontrer des difficultés à adopter une gestion documentaire efficace.

L’introduction de nouvelles technologies et de nouvelles pratiques de gestion documentaire peut susciter une résistance au changement de la part des collaborateurs. Il est important de communiquer clairement les avantages de la gestion documentaire et de former les collaborateurs pour les accompagner dans cette transition.

L’intégration de la gestion documentaire avec les systèmes existants (comme les ERP ou les CRM) peut être complexe et nécessiter des ajustements techniques importants. Il est essentiel de planifier cette intégration avec soin et de prévoir un support technique adéquat pour surmonter ces défis.

La gestion documentaire est un enjeu crucial pour les entreprises modernes, tant pour assurer la conformité légale que pour optimiser les processus internes. Les bonnes pratiques incluent la mise en place d’une politique documentaire claire, la formation des collaborateurs, l’utilisation d’outils adaptés comme les logiciels de GED, et la mise en place de mesures de sécurité robustes.

Pour les entreprises qui n’ont pas encore mis en place une gestion documentaire efficace, il est temps d’évaluer et d’optimiser leurs pratiques actuelles. Un audit de la gestion documentaire actuelle peut aider à identifier les lacunes et à définir un plan d’action pour les combler. Enfin, il est fortement recommandé de consulter des experts en gestion documentaire pour s’assurer que la mise en œuvre des solutions choisies est optimale et conforme aux meilleures pratiques du secteur.