Dans un monde de plus en plus digitalisé, l’archivage électronique est devenu une nécessité incontournable pour les entreprises.
Selon une étude de l’IDC (International Data Corporation), le volume des données numériques créées dans le monde atteindra 175 zettaoctets d’ici 2025. Cette explosion des données oblige les organisations à repenser la manière dont elles gèrent et stockent les informations, notamment en matière d’efficacité et de sécurité.
Dans ce contexte, il est important de mettre en place une stratégie d’archivage numérique efficace. Définition, réglementation et conseils pratiques : Scripters vous explique comment mettre en place un archivage électronique cohérent afin de garantir non seulement la conformité réglementaire, mais aussi une gestion optimale des documents numériques.
Définition de l’archivage électronique
L’archivage électronique désigne le processus de conservation des documents sous forme numérique. Contrairement à l’archivage papier, l’archivage électronique offre une gestion plus efficace et sécurisée des informations. Il inclut la capture, le stockage, la gestion et la restitution des documents électroniques.
Il se distingue de la Gestion Électronique de Documents (GED) qui vise à organiser et à faciliter la gestion et la circulation des documents numériques au sein de l’entreprise. En effet, une GED ne garantit ni l’authenticité, ni la pérennité des documents archivés : elle n’a pas vocation à les conserver pour une longue durée.
Son principal avantage réside dans l’amélioration de l’accès, de l’échange et de l’utilisation des documents au quotidien, ce qui optimise les flux d’information et les processus internes.
Les documents électroniques peuvent alors être consultés rapidement et facilement partout où une connexion Internet est disponible. Le télétravail et la collaboration entre collaborateurs sont alors facilités.
Au contraire, l’archivage électronique permet de réduire considérablement l’espace physique nécessaire pour stocker les documents. Un dispositif particulièrement avantageux pour les entreprises qui manquent d’espace de stockage.
Les systèmes d’archivage électronique offrent des niveaux de sécurité élevés, avec des options de chiffrement, de contrôle d’accès et de sauvegarde régulière. Cela permet de protéger les informations sensibles contre les pertes et les vols.
Conseils pour mettre en place un archivage électronique performant
Que ce soit pour les fiches de paie, les factures ou les paiements, l’archivage électronique devient indispensable pour optimiser la gestion documentaire, améliorer la sécurité et garantir la conformité réglementaire. Voici quelques conseils pour mettre en place un archivage électronique efficace.
Définir une politique de gestion documentaire claire
Avant de vous lancer dans l’archivage électronique, il est essentiel de définir une politique de gestion documentaire solide. Cette politique doit inclure des règles précises sur :
- Le cycle de vie complet des documents, de leur création à leur archivage final ou leur destruction ;
- La durée légale de conservation pour chaque type de document dématérialisé (fiches de paie, factures, etc.) ;
- Les protocoles de sécurité à respecter.
Opter pour des solutions d’archivage conformes et sécurisées
Une solution d’archivage efficace doit garantir l’intégrité et l’authenticité des documents au fil du temps. Cela inclut la capacité à préserver les documents dans leur état d’origine, ainsi que des mécanismes pour vérifier que les documents n’ont pas été modifiés ou altérés depuis leur archivage.
L’utilisation de signatures électroniques et de certificats de vérification peut aider à assurer la validité des documents.
La sécurité des données est importante dans le cadre de la numérisation des documents. Choisissez des solutions d’archivage électronique conformes aux normes et réglementations en vigueur, telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et la NF Z42-013 (norme française sur l’archivage électronique).
Par exemple, le Système d’Archivage Électronique (SAE) est une solution intégrée qui assure la conservation à long terme, la gestion et la récupération des documents électroniques.
Que ce soit pour des documents sensibles, comme des contrats, des factures ou des fiches de paie dématérialisées, le SAE offre des fonctionnalités avancées telles que le chiffrement des données, la signature électronique et des protocoles de sécurité renforcés, garantissant la protection et la confidentialité des informations.
Le SAE permet non seulement de stocker des fichiers, mais aussi de veiller à ce que chaque document soit préservé dans son format original et reste consultable à tout moment, même après plusieurs années.
De plus, le SAE est conçu pour respecter les réglementations légales et normatives en vigueur, assurant la conformité des entreprises en matière de gestion documentaire.
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Dématérialiser les fiches de paie, les factures et les paiements
La dématérialisation des documents administratifs et financiers est une étape clé vers une meilleure gestion documentaire et un archivage électronique efficace.
En dématérialisant les fiches de paie, les factures et les paiements, les entreprises gagnent en efficacité tout en renforçant la sécurité des données et en respectant les obligations légales.
Fiches de paie dématérialisées : gain de temps et de sécurité
La dématérialisation des fiches de paie permet non seulement de réduire les coûts d’impression et d’envoi, mais aussi de sécuriser les données sensibles des employés.
En archivant les fiches de paie dématérialisées, les entreprises peuvent facilement les rendre accessibles aux collaborateurs via des espaces sécurisés et personnalisés. Cette méthode garantit également la conformité avec les exigences légales, comme la conservation des fiches de paie pendant au moins 5 ans.
Factures dématérialisées : simplification de la gestion comptable
La gestion des factures devient plus fluide et transparente grâce à la dématérialisation. Les factures dématérialisées sont facilement intégrées dans les systèmes comptables et archivées de manière automatique.
L’archivage électronique garantit l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité des documents tout en facilitant leur récupération lors d’audits ou de contrôles fiscaux.
De plus, la conservation des factures pendant 10 ans en format numérique assure la conformité avec les réglementations fiscales.
Paiements dématérialisés : automatisation et traçabilité
Le recours au paiement dématérialisé (virements bancaires, paiements en ligne, etc.) s’intègre parfaitement dans un système de gestion documentaire électronique.
En automatisant l’archivage des preuves de paiement et des transactions financières, les entreprises améliorent la traçabilité et la gestion de leur trésorerie. Ces documents archivés de manière électronique peuvent être facilement associés aux factures et autres documents liés, simplifiant ainsi le suivi des flux financiers.En suivant les conseils de mise en place présentés, vous pourrez bénéficier d’une gestion efficace et sécurisée de vos fichiers électroniques, répondant aux exigences légales et réglementaires et améliorant votre efficacité opérationnelle.